Gestion et optimisation des frais professionnels

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Outil souvent proposé lors d’un conseil fiscal, les remboursements de frais professionnels sont de véritables leviers d’optimisation de rémunération pour certaines entreprises, ce qui peut se retourner contre elle et ses dirigeants si les règles ne sont pas respectées. l'expert comptable est la pour vous conseiller au mieux.

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Définition des frais professionnels

Un frais professionnel est une dépense engagée par un salarié ou un dirigeant, imposée par son activité professionnelle. Cette dépense peut ensuite lui être remboursée par l’entreprise.

Pour être reconnu comme professionnelle, une dépense doit être engagée dans le cadre d’une gestion normale de l’activité et être directement liée à cette dernière. Il doit bien entendu s’agir d’une charge réelle, appuyée de justificatifs nécessaires.

Les principaux frais professionnels sont :

  • Les avances réalisées par les salariés ou dirigeant de l’entreprise
  • Les repas
  • Les frais de déplacement (péages, parkings, frais kilométriques, hôtels…)
  • Les frais de blanchissage (des blouses de travail pour un médecin par exemple).

A noter : Les frais ainsi remboursés ne sont plus déductibles de votre impôt sur le revenu au titre de l’abattement de vos frais professionnels. 

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La gestion des frais professionnels

Une des conditions de déduction pour l’entreprise des frais pros est la justification de ceux-ci.

Ainsi, toute personne dont l'emploi implique qu'il engage des frais professionnels et qui souhaite en demander le remboursement doit fournir à l’entreprise une note de frais.

Dans la pratique cela prend la forme d’une liste de dépenses, sur laquelle il est mentionné :

  • la date,
  • le montant,
  • le nom du fournisseur ou de la dépense,
  • et le cas échéant, le nom du client concerné (pour les invitations de repas par exemple).
  • en option : le montant de la TVA des factures concernées (cela facilite ensuite le travail de votre service comptabilité).

A cette liste est annexée l’ensemble des factures et tickets justificatifs . Sans ces derniers, l’entreprise doit rejeter le remboursement de la dépense concernée. De plus, elle ne pourra pas prétendre à la déduction de la TVA sans ces documents.

Si la société ne procède pas au refus, en cas de contrôle de l’URSSAF, ces sommes pourront être requalifiées de rémunération, et donc soumises à cotisations sociales.

Exemple : Dans le cas d’un salarié, ceci entraine une majoration d’environ 40% de charges patronales pour l’entreprise, et une perte de 24% pour le salarié au titre des cotisations salariales, ainsi que l’obligation de déclarer cette somme dans son impôt sur le revenu.

Modes de remboursement des NDF

Au forfait

Afin de simplifier la gestion des notes de frais, une entreprise peut décider le remboursement forfaitaire ses salariés pour les frais engagés dans le cadre de leur activité professionnelles.

Certaines conventions collectives imposent le remboursement de ces frais. Par exemple la convention des ouvriers du bâtiment ou celle de l’hôtel, café, restauration (HCR) impose un montant minimum.

Le montant de l’indemnisation forfaitaire des salariés est librement fixé par l’entreprise (attention cependant à respecter les conditions de déductibilité des charges).

L’URSSAF met à disposition sur son site internet un barème revalorisé tous les ans, du montant non soumis aux charges salariales et patronales pour certains remboursement de dépenses professionnelles au forfait. La fraction excédentaire étant donc soumise.

Cela concerne :

  • Les frais de repas.
  • Les remboursements d’indemnités kilométriques pour cause de déplacement du salarié.
  • Les frais de blanchissage.

Dans le cas du remboursement au forfait, ni l’entreprise, ni le salarié ou le dirigeant n’ont à justifier d’une dépense réellement effectuée. Ils doivent uniquement démontrer que la situation contraint de ce fait le salarié à engager une dépense.

Exemple : Un salarié qui est dans l’obligation de manger sur son lieu de travail peut être remboursé forfaitairement (situation de fait qui pousse un salarié à engager une dépense pour raison professionnelle), même s’il a choisi de jeûner les repas remboursés.

Sont exclus de ce régime, les dirigeants majoritaires, et les dirigeants de société à risque limité (SARL, SA, SAS, SELARL…), même s’ils sont minoritaires. Ils ne peuvent prétendre qu’au remboursement des frais réels, sauf pour les indemnités kilométriques qui peuvent toujours être remboursées d’après le barème de l’URSSAF.

Concernant les repas ne répondant pas aux critères de « rendez-vous d’affaire », les frais engagés par le dirigeant d’une société soumise à l’impôt sur les sociétés ne sont pas remboursables. Pour les dirigeants de sociétés soumises à l’impôt sur le revenu, ces frais sont indemnisables si la distance du lieu de restaurant rend impossible le retour du gérant chez lui.

A noter : Concernant les invitations au restaurant dont l’origine est professionnelle, l’URSSAF impose que le nom des personnes  invitées par les salariés  concernés soit mentionné sur le ticket de restaurant. Ces une information que vous devez absolument noter de manière claire et lisible.

Au réel

L’employeur peut choisir de rembourser les frais professionnels pour leurs montants réels, sur présentation de notes de frais. S’agissant de remboursements à l’euro près, la totalité est exonéré de charges sociales.

Afin d’assurer un arbitrage optimal entre un remboursement au réel ou au forfait, n’hésitez pas à demander un devis à un expert-comptable pour un audit de votre situation. Ceci vous assure aussi le respect de la législation en vigueur.

Pour approfondir

Qu'est ce qu'un avantage en nature et comment se calcule t'il ?

L’avantage en nature est intéressant tant pour l’entreprise que pour le salarié.  Pour la société, cela représente une charge déductible, et pour le salarié, cela lui permet d’éviter une dépense, ou de bénéficier d’une réduction de celles-ci.  Cependant, en fonction du mode de calcul d'un avantage en nature , le montant de ce dernier peut différer. Il faudra donc choisir la méthode la plus avantageuse pour chacune des parties lorsque cela est possible.

Le barème des frais professionnels

La gestion des frais professionnels est une réelle problématique pour les entreprises, car les barèmes d'exonération évoluent tout le temps, et les conventions collectives peuvent imposer des remboursements différents de ceux prévus par la loi. Il est donc important pour les entreprises de mener une veille rigoureuse sur ces postes, afin d'éviter tout risque de redressement fiscal par l'administration.

Fonctionnement des IK et barème

Le remboursement des frais kilométriques est souvent utilisé comme un outil d’optimisation de rémunération. Cependant, afin d’éviter les dérives, l’administration a mis en place une législation contraignante et peu évidente à appréhender par les néophytes. 

Les règles de comptabilisation des notes de frais

Le remboursement des notes de frais implique un mécanisme complexe qui nécessite un contrôle et une gestion spécifique selon l’importance de ces derniers et la taille de l’entreprise. Il présente divers avantages en termes de fiscalité (déductible du chiffre d’affaires, exonération de charges sociales…), ce qui implique que l’administration les contrôles régulièrement.

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