Définition de l’avantage en nature et conditions de mise en place
L’avantage en nature correspond à un bien, un ou plusieurs services ou encore un produit fourni au salarié ou au dirigeant, par l'entreprise, soit gratuitement, soit moyennant une participation de la part du salarié d’une valeur inférieure à la valeur réelle, pour une utilisation privée. Ils sont assimilés à du salaire pour les salariés et un complément de rémunération pour le dirigeant.
L’avantage en nature peut être prévu soit dans une convention collective, soit par un usage, soit par un engagement unilatéral de l'employeur. Dans ces cas, celui-ci doit être attribué à l’ensemble des salariés de l'entreprise sauf si des conditions spécifiques sont fixées.
Il peut également être prévu dans le contrat de travail : il est alors attribué au seul salarié lié à l'employeur par ce contrat de travail.
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Les différents avantages en nature et leur mode d’évaluation
Il existe plusieurs types d’avantages en nature qui supportent une évaluation différente selon une grille forfaitaire d’évaluation ou le montant réellement octroyé, ainsi que la qualité du bénéficiaire (salarié ou dirigeant).
En effet, lorsque le bénéficiaire est un dirigeant, l’évaluation dépend du régime social auquel il est affilié :
- Dirigeant affilié au régime général de la sécurité sociale : évaluation pour le montant réel, une option est possible pour l’évaluation forfaitaire pour le véhicule et les nouvelles technologies de l’information et la communication.
- Dirigeant affilié au régime des travailleurs indépendants : évaluation pour le montant réel sans option possible.
L’avantage en nature logement
L’avantage en nature logement correspond à la fourniture d’un logement au salarié par son entreprise dont cette dernière est propriétaire ou locataire. Il peut être gratuit ou moyennant une valeur non assimilable à un loyer. L’avantage en nature est évalué selon :
- La valeur locative du logement : elle correspond au taux des loyers pratiqués dans la commune. Les avantages accessoires pris en charge par l'employeur (eau, gaz, électricité...) sont ajoutés pour leur montant réel à l’évaluation du loyer.
- Un barème fixé par la loi : il est établi selon huit tranches en fonction du revenu mensuel brut du bénéficiaire. Ces tranches sont comprises entre 1 688,50€ et plus de 5065,50€ de rémunération brute mensuelle.
L’avantage est compris entre 70,10€ et 198,50€ pour un logement d’une pièce, entre 37,50€ et 186,80€ pour chaque pièce principale si le logement a plus d’une pièce.
L’avantage en nature repas
L’avantage en nature repas correspond à la fourniture de repas hors déplacements professionnels. Son évaluation est forfaitaire et ne peut être inférieure à 4,85€ par repas.
La fourniture de repas qui intervient lors d’obligations professionnelles ou par nécessité de service (personnel éducatif…) n’est pas considérée comme un avantage en nature.
L’avantage en nature véhicule
Cet avantage existe lorsque l’employeur met à la disposition permanente du salarié un véhicule pour une utilisation privée (week-end et congés). Il est évalué selon :
- les dépenses réellement engagées : il est pris en compte l’amortissement du véhicule acheté sur 5 ans (20% ou 10% lorsque le véhicule a plus de 5 ans) ou le montant annuel de la location du véhicule, l’assurance du véhicule, les frais d’entretien.
La valeur de l’avantage s’obtient en appliquant au montant total des dépenses le rapport entre les kilomètres parcourus et les frais de carburant dépensés à titre privé, et le nombre total de kilomètres parcourus.
- ou selon l’utilisation du barème forfaitaire : l’avantage en nature est compris entre 6% et 9% du coût d’achat toutes taxes comprises en fonction de la date d'acquisition du véhicule (plus ou moins de 5 ans), 12% si les frais de carburant sont en pris charges par l’employeur (9% pour un véhicule de plus de 5 ans).
Lorsque le véhicule est loué, l’avantage en nature est de 30 % des dépenses réellement engagées auxquelles on ajoute les dépenses de carburant utilisées à des fins personnelles (40% si pour une évaluation globale des frais de carburants)
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L’avantage en nature NTIC
Il s’agit de la mise à disposition permanente par l’employeur à ses salariés d’outils NTIC qui sont utilisables à titre privé. Cet avantage est intégré au calcul des cotisations de sécurité sociale et d’assurance chômage.
Pour connaître l’usage privé qu’il est fait de ces outils, il faut un document écrit (contrat de travail, accord d'entreprise, règlement intérieur…) ou l’existence de factures détaillées permettant de déterminer l’utilisation de ces derniers à titre privé.
Le calcul de cet avantage pour le salarié ou dirigeant qui en bénéfice se base sur :
- un forfait : 10% du coût d’achat ou du coût de l’abonnement, toutes taxes comprises
- ou des dépenses réelles : cette évaluation est faite à partir de factures détaillées.
Lorsque l’utilisation de l’outil est totalement privée ou lorsque le salarié ne restitue pas l’outil NTIC, le montant total de l’avantage en nature doit être réintégré dans l’assiette des cotisations, selon les dépenses réellement engagées.
L’utilisation raisonnable de ces outils ou la présence d’un document écrit stipulant que ces outils sont mis à disposition à titre professionnel ne permet pas de les qualifier d’avantages en nature.
Le traitement fiscal et social des avantages en nature
L'avantage en nature est soumis à l’impôt sur le revenu (catégorie traitements et salaires), que ce soit pour le dirigeant ou pour le salarié.
Faisant partie des éléments du salaire, il est donc assujetti aux cotisations sociales. Lorsque le salarié paye une partie de l'avantage en nature qui lui est octroyé, seule la partie supportée par l’employeur est soumise à ces cotisations.
Les avantages en nature octroyés aux dirigeants sont également assujettis aux cotisations sociales.
Concernant les entreprises, les dépenses liées aux avantages en nature et les cotisations sociales inhérentes sont déductibles des bénéfices imposables.
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Pour approfondir
Avantage en nature et barème : Nourriture et repas
Lorsqu'une entreprise procède au versement d'un avantage en nature pour un repas, elle doit le soumettre aux cotisations sociales et à l'impôt sur le revenu. Il est donc important pour l'employeur de connaître les éléments légaux définissant les avantages en nature repas, les cas d'exonération et les barèmes d'évaluation.
Avantage en nature et barème : Ordinateur, téléphone, logement
Avantage en nature pour un véhicule
Dans certains cas énumérés par la loi, il se peut qu'une entreprise doive soumettre aux cotisations sociales un avantage en nature pour une voiture mise à disposition d'un employé. Cette pratique résulte généralement d'une politique sociale visant à fidéliser les salariés. Mais dans certains cas, ce régime s'impose aux sociétés. Il est donc important pour ces dernières de connaitre le champ d'application de celui-ci, ainsi que les méthodes d'évaluation et les impacts sociaux et fiscaux.