IK pour les dirigeants de sociétés
Pour pouvoir être remboursé et exonérer ce paiement des charges sociales, le dirigeant doit :
- Justifier que les déplacements sont uniquement professionnels. Pour cela, il tient un registre où il note la date, la distance parcourue, ainsi que la raison du déplacement.
- Être propriétaire du véhicule utilisé et pouvoir justifier de la puissance fiscale du (la carte grise faisant foi),
S’il remplit bien ces conditions, il pourra demander le paiement de ces frais kilométriques à sa société. Ces frais seront exonérés de charges sociales.
À noter : à défaut de ces justificatifs, ces frais « réels »seront requalifiés de « forfait » entraînant l’application de charges sociales.
Un dirigeant peut demander uniquement le remboursement de ses déplacements professionnels.
La quote-part représentant son trajet domicile/’entreprise ne peut pas être remboursée. Cependant, il pourra les déduire de ses revenus lors de sa déclaration d’impôt personnelle. Inversement, il ne pourra pas déduire de ses frais réels les frais kilométriques remboursés par l’entreprise pour ses déplacements professionnels.
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IK pour les entrepreneurs individuels de sociétés à l’IR et les professionnels libéraux
Le remboursement des frais kilométriques n’est pas autorisé pour ces personnes.
Cependant, étant donné qu’elles déclarent dans leurs déclarations personnelles le résultat de leur activité, elles peuvent déduire de ce dernier les indemnités kilométriques de l’année (à condition de pouvoir prouver le caractère professionnel des déplacements, et de la propriété du véhicule).
Les indemnités kilométriques pour les salariés
Déplacements professionnels
Les conditions sont les mêmes que pour les dirigeants, à savoir la justification des trajets et la propriété du véhicule. La conséquence est aussi identique : exonération des charges sociales sur les remboursements.
Déplacement domicile/travail
S’il opte pour le régime des frais au réel lors de son impôt sur le revenu, le salarié peut déduire l'indemnité kilométrique au titre de la circulation domicile/travail.
Si la distance parcourue est inférieure à 40 km, il n’aura pas à justifier de l’éloignement entre son domicile et son travail. Cependant, si la distance est supérieure à cette limite, le salarié devra justifier cette distance (par exemple, par la difficulté de trouver un emploi dans la région de son domicile) et prouver qu'il ne s'agit pas d'un usage personnel.
Lorsque la société procède à l'indemnisation de ces voyages, le salarié ne peut plus les déduire au titre des frais réels sur sa déclaration de revenu annuel. Cependant, aucune obligation n’est prévue. Il ne peut s’agir que d’une négociation entre l'entreprise et le salarié, ou d’un accord collectif.
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Barème de remboursement des indemnités kilométriques
Cette grille est annuelle.
En cas de gestion mensuelle de ces IK , il faut appliquer chaque mois la formule avec la distance cumulée sur l’année. Le montant à rembourser étant la différence entre le résultat trouvé et les remboursements déjà effectués.
Exemple : Un salarié d'une entreprise possède une voiture de 4CV, et effectue des trajets pros à hauteur de 3 000km en janvier, 1 500 km en février et 501 km en mars. Le calcul des remboursements selon le barème sera les suivants :
- Janvier : 3 000 km * 0.493 = 1 479 € à payer.
- Février : (3 000 km +1 500 km) * 0.493 – 1 479 € déjà versés = 739.50€ à payer.
- Mars (changement de tranche sur le barème) :[(3 000 km + 1 500 km + 501 km) * 0.277 + 1082€] - (1 479 € et 739.50€ déjà versés) = 248.78€ à payer.
Tableau des IK pour les voitures
| Puissance fiscale du véhicule | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| Distance parcourue par an | 3CV et moins | 4CV | 5CV | 6CV | 7CV et plus |
| Moins de 5 000 km | D(1) x 0.451 | D x 0.518 | D x 0.543 | D x 0.568 | D x 0.595 |
| Entre 5 001 et 20 000 km | (D x 0.270) + 906 | (D x 0.291) + 1 136 | (D x 0.305) + 1 188 | (D x 0.320) + 1 244 | (D x 0.337) + 1 288 |
| Plus de 20 000 km | D x 0.315 | D x 0.332 | D x 0.364 | D x 0.382 | D x 0.401 |
- (1)Distance annuelle
Exemple :
- Pour une distance de 15 700 km, avec une automobile de 5 CV : (15 700 km x 0.305) + 1 188 = 5 976.50€
- Pour une distance de 21 365 km, et une voiture de 4 CV : 21 365 km x 0.332 = 7 093.18€
Tableau des IK pour les cyclomoteurs dont la cylindrée est inférieure ou égale à 50 cm3
| Jusqu’à 2 000 km | Entre 2 001 et 5 000 km | Au-delà de 5 000 km |
| D x 0.269 | (D x 0.063) + 412 | D x 0.146 |
Tableau des IK pour les cyclomoteurs dont la cylindrée est supérieure à 50 cm3
| Puissance fiscal du véhicule | |||
|---|---|---|---|
| Distance annuelle parcourue | 1 et 2 CV | De 3 à 5CV | Au-delà de 5 CV |
| Inférieure à 3 000 km | D x 0.338 | D x 0.4 | D x 0.518 |
| De 3 001 à 6 000 km | (D x 0.084) + 760 | (D x 0.070) + 989 | (D x 0.067) + 1 351 |
| Au-delà de 6 000km | D x 0.211 | D x 0.235 | D x 0.292 |
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Indemnités kilométrique pour les Vélos
Il existe une indemnité kilométrique pour vélo. Son utilisation est différente des autres indemnités car :
- Elle n’est pas déductible sur le net à déclarer lors de votre impôt sur le revenu
- Elle bénéficie d’une exonération de charges sociales à hauteur de 200€ par an.
Elle est fixée à 25 centimes par kilomètre parcouru. Cette prime est facultative (l’entreprise n’est pas obligée de la payer). Son paiement est conditionné soit à la volonté seule de la direction, soit prévu par des accords nationaux ou d’entreprises.
À noter : L’administration dispose d’un panel d’outil très élargi pour contrôler vos déclarations de kilomètres et leur calcul. Par exemple, elle peut contrôler vos factures d’entretiens de votre véhicule, et vérifier que le kilométrage inscrit est cohérent avec vos déclarations ( par rapport au lieu entre autres), en application un ratio interne à ses services.
N’hésitez pas à demander un devis à un expert-comptable pour faire un état de vos pratiques, anticiper les risques de redressements fiscaux et optimiser ces remboursements par rapport au barème en vigueur.
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