Les différents types de notes de frais
La note de frais correspond à un document qui permet à un salarié d'obtenir un remboursement de ses frais professionnels engagés dans l’intérêt de son activité professionnelle. Ce document est transmis par une fiche papier ou informatique, remplie par le salarié et remise aux services chargés de la comptabilité de son employeur.
La note de frais comprend différentes dépenses et leur utilisation est soumise à des conditions particulières pour pouvoir être indemnités par les entreprises. Sont remboursables :
- Les frais de restauration,
- Les frais de réceptions : motif et nom des invités figurant sur la note de frais,
- Les frais de déplacement,
- Les frais de logement : si le lieu de mission se situe à plus de 50 kilomètres ou transports mal desservis
- Les indemnités kilométriques : motif du déplacement, lieu de mission, nombre de kilomètres, puissance fiscale du véhicule. Elles comprennent le carburant, l’assurance du véhicule, l’entretien de celui-ci,
Les salariés ou le chef d’entreprise peuvent également être amenés à effectuer divers achats pour l’entreprise et dans l’intérêt de celle-ci, ou avoir d’autres frais tels que la facture de téléphone professionnel.
Le remboursement de ces frais est une obligation pour les entreprises françaises. Il existe deux types de remboursements des frais qui sont effectués en fonction de la politique de gestion établie par l’entreprise : "au réel" ou "au forfait".
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Le remboursement des frais réels
Le remboursement des frais réels consiste à rembourser le montant exact de la dépense effectuée par le salarié ou le chef d’entreprise dans le cadre de l’activité professionnelle.
Le remboursement des frais forfaitaires
Le remboursement des frais forfaitaires est un remboursement basé sur des barèmes forfaitaires défini par les entreprises, ou mis à disposition par l’URSSAF.
Le remboursement des notes de frais est soumis à diverses conditions de forme et ne doit pas être disproportionné par rapport à la dépense. Sinon lors d'un contrôle de l’URSSAF, celles-ci peuvent être requalifiées en avantages en nature. Il est donc nécessaire d'apporter une gestion spécifique par les services en charge de la comptabilité des entreprises de ces notes.
Comment sont établies les notes de frais ?
Les notes de frais sont enregistrées sous forme de fichier, généralement en fin de mois, et permettent l’enregistrement comptable de celles-ci.
Pour faciliter l’enregistrement des notes de frais et leur gestion par le service comptabilité, les notes doivent être regroupées en fonction de leur nature (restauration, logement, déplacement…) et classées par ordre chronologique. De plus, différencier le montant hors taxes et le montant de la taxe sur la valeur ajoutée permet un gain de temps lors de la comptabilisation des différentes notes.
Il est possible pour l’associé ou le salarié de faire une demande d’avance de frais à l’entreprise.
Toutes les factures ou notes doivent être conservées, il est conseillé, pour améliorer la gestion des notes, de les regrouper mensuellement pour chaque note de frais. Dans le cas où certaines notes de frais ne peuvent être justifiées par des factures, l’administration fiscale peut sanctionner l’entreprise au paiement d’une amende.
Comment sont comptabilisées les notes de frais ?
Les frais de réception, restauration, déplacement, hébergement, cadeaux. Selon le type de dépenses, le compte à utiliser pour l’enregistrement comptable est différent :
- Compte 625100 « Voyages et déplacements » : il concerne les frais de déplacement du personnel ou du chef d’entreprise dans le cadre de l’activité (péage, train, avion…)
- Compte 625600 « Missions » : il concerne les frais autres tels que la nourriture, le logement lors de déplacements professionnels
- Compte 625700 « Réceptions » : il est utilisé, par exemple, lorsque le salarié ou le chef d’entreprise invite des clients de l’entreprise au restaurant
- Compte 623400 « Cadeaux » : il correspond à des objets, articles remis à titre gratuit à des tiers
Ce sont des charges débitées qui peuvent être soumises à TVA ou non soumises à TVA selon les cas. En contrepartie, c’est le compte 455000 « Associés-compte courant » qui est crédité du montant TTC ou 108000 « Compte de l’exploitant » lorsque les dépenses sont effectuées avec le compte personnel de l’exploitant d’une entreprise individuelle.
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Les frais de déplacement domicile-travail
L’employeur peut prendre en charge une partie des frais de transport payés par le salarié pour les déplacements entre son domicile et son lieu de travail. La prise en charge est de 50% du prix du titre de transport. Le remboursement doit obligatoirement être mentionné dans le bulletin de salaire du salarié, et sont comptabilisées dans le compte 647 "Autres charges sociales".
Les incidences fiscales du remboursement des notes de frais
Le remboursement des notes de frais a diverses conséquences sur l’entreprise dont notamment :
- Le montant des frais réels et celui des montants forfaitaires sont exonérés du paiement des cotisations sociales par l’URSSAF
- Les frais professionnels sont déductibles du bénéfice imposable
- Pour le salarié, le remboursement des frais n’est pas soumis à l’impôt sur le revenu
Les règles relatives à la récupération de la TVA
Pour pouvoir récupérer la TVA sur les frais professionnels, il faut que :
- Les dépenses sont engagées dans l’intérêt de la société ;
- La facture mentionne le nom de l’entreprise comme destinataire et non le salarié ou le chef de l’entreprise ainsi que la qualité des bénéficiaires ;
- Le fournisseur est soumis à la TVA (TVA exigible pour lui) ;
- Il faut une facture aux normes avec le montant de TVA précisé pour chaque dépense réalisée.
Certaines dépenses ne sont pas déductibles, car non assujetties à la TVA ou exclues du droit à déduction :
- Les dépenses de déplacement en avion, bateau, train
- Les indemnités kilométriques demandées par les salariés ou le chef d’entreprise
- Les notes de frais qui concernent le logement pour la partie concernant les salariés ou le chef d’entreprise
- Les dépenses liées au stationnement ne sont récupérables que si elles concernent les emplacements réservés aux clients, au personnel ou chef d’entreprise.
Concernant les dépenses liées au carburant, des règles spécifiques s’appliquent selon le type de véhicule et le type de carburant :
- Superéthanol : TVA déductible à 100%
- Gazole : TVA déductible à 100% pour les véhicules utilitaires et 80% pour les véhicules de tourisme
- Essence : TVA déductible à hauteur de 40% pour les véhicules de tourisme et utilitaire en 2019. La TVA sera déductible à hauteur de 60% pour l’année 2020, 80% en 2021. En 2022, pour les véhicules utilitaire, la déduction pourra être totale.
L’entreprise peut se faire assister par un expert-comptable afin de maîtriser sa politique de gestion de ces frais afin de contrôler les différentes dépenses et de s’assurer qu’elles entrent dans la cadre de l’activité professionnelle de celle-ci.
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