Montant des frais pro remboursables
En règle générale, les frais professionnels remboursés aux salariés en contrepartie de leur travail le sont forfaitairement, tandis que ceux des dirigeants le sont selon le régime du "réel".
Pour ces derniers, une exception existe : les frais de déplacement et les repas, qui peuvent être évalués forfaitairement, à condition que l'entreprise communique cette information aux salariés.
Les conventions collectives peuvent quant à elles imposer des montants de remboursements. Dans le cas où ces montants dépassent la limite d'exonération fixée par l'URSSAF (voir infra), l'employeur est quand même tenu de procéder aux remboursements imposés.
Toutefois, elle ne soumettra aux cotisations sociales que la partie supérieure à la limite d'exonération.
Exemple : dans le secteur du bâtiment, la convention prévoit un remboursement des frais de repas à hauteur de 10.20 € par jour pour les ouvriers travaillant dans les Bouches-du-Rhône. La limite fixée par l'URSSAF est de 9,20 €. Le salarié et l'entreprise payent donc des charges sociales sur une base de 1 € par repas.
Les entreprises peuvent donc prévoir librement des forfaits supérieurs aux barèmes légaux.
pour externaliser votre comptabilité
Indemnisation des dépenses liées aux repas
Échappent aux cotisations sociales, la quote-part patronale prise en charge sur les tickets-restaurant d'un salarié, si celle-ci est comprise entre 50 % et 60 % de la valeur du ticket.
L'URSSAF fixe aussi une seconde limite d'exonération : la participation maximale pouvant être exonérée est de 5,52 € en 2019.
Donc, afin de pouvoir bénéficier de cette exonération, la valeur des tickets doit être au maximum comprise entre 9,20 euros et 11.04 euros.
Indemnisation des repas au réel ou au forfait
Un employeur peut aussi faire le choix de verser une indemnité à un salarié contraint de prendre son repas hors de son domicile (car son horaire de travail ou la distance d'exécution de l'activité professionnelle rend impossible le retour à son domicile aux heures habituelles de repas).
Le remboursement de ces frais professionnels peut se faire sur présentation de ticket, c'est-à-dire "au réel".
Mais il peut aussi être effectué de façon forfaitaire afin de faciliter la gestion de ces remboursements.
L'URSSAF exonère en 2019 de cotisations sociales, les remboursements :
- inférieurs ou égaux à 6,60 euros : lorsque les salariés sont contraints de prendre leur repas sur le lieu du travail effectif, à cause des contraintes liées à leur travail (travail de nuit par exemple).
- inférieurs ou égaux à 9,20 euros : pour les salariés non contraints de se restaurer dans un restaurant. C'est généralement le cas des ouvriers sur un chantier par exemple.
- inférieurs ou égaux à 18,80 euros : pour ceux contraints de prendre leur repas dans un restaurant.
Indemnisation d'un déplacement professionnel
Afin de compenser les frais professionnels de carburant, d'entretien, d'assurance... supportés par un salarié utilisant son véhicule personnel pour un déplacement professionnel, l'URSSAF fixe un barème de déductibilité forfaitaire maximum en fonction du nombre de kilomètres parcourus, et de la puissance fiscale du véhicule.
Automobile
| Puissance fiscale de la voiture | Distance annuelle à titre professionnel jusqu'à 5 000 km | Entre 5 000 et 20 000 km dans l'année | Au delà de 20 000 km |
|---|---|---|---|
| Jusqu'à 3 chevaux fiscaux | Distance x 0,451 | (Distance x 0.270) + 906 | Distance x 0.315 |
| 4 chevaux fiscaux | Distance x 0,518 | (Distance x 0.291) + 1 136 | Distance x 0.349 |
| 5 chevaux fiscaux | Distance x 0,543 | (Distance x 0.305) + 1188 | Distance x 0.364 |
| 6 chevaux fiscaux | Distance x 0,568 | (Distance x 0.320) + 1244 | Distance x 0.382 |
| Au delà | Distance x 0,595 | (Distance x 0.337) + 1288 | Distance x 0,401 |
Moto
| Puissance fiscale de la moto | Distance annuelle à titre professionnel jusqu'à 3 000 km | Entre 3 000 et 6 000 km | Au-delà de 6 000 km |
|---|---|---|---|
| 1 ou 2 chevaux fiscaux | Distance x 0.338 | (Distance x 0.084) + 760 | Distance x 0.211 |
| 3,4 ou 5 chevaux fiscaux | Distance x 0.400 | (Distance x 0.070) + 989 | Distance x 0.235 |
| Au delà | Distance x 0.518 | (Distance x 0.067) + 1351 | Distance x 0.292 |
Scooter (moins de 50 centimètres cubes)
- Jusqu'à 2 000 km parcourus à des fins professionnelles : distance x 0.269
- Entre 2 000 et 5 000 km parcourus à des fins professionnelles : (distance x 0.063) + 412
- Au-delà de 5 000 km parcourus à des fins professionnelles : distance x 0.146
Vélo
0.25 euros par kilomètre, pour la distance domicile - lieu d'exécution effective de l'emploi. Elle est limitée à 200 euros par an.
Grands déplacements
Lorsque dans le cadre de l'exécution normale de son emploi, un salarié est dans l'impossibilité de regagner son domicile en fin de journée, alors son employeur peut lui verser une indemnité forfaitaire visant à couvrir les dépenses supplémentaires qu'il engagera pour se loger et se nourrir.
Les 3 premiers mois, l'exonération du remboursement des frais professionnels est limitée à :
- 18,80 € pour les repas
- 67.40 € pour les frais de logement et de petit-déjeuner dans la région parisienne, le 92, le 93 et le 94.
- 50 € dans les autres départements
Les 20 mois suivants, l'exonération du remboursement des frais professionnels est limitée à :
- 16 € pour les repas
- 57,30 € pour les frais de logement et de petit-déjeuner dans la région parisienne, le 92, le 93 et le 94.
- 42.50 € dans les autres départements
Et enfin, pour les 4 années suivantes, l'exonération du remboursement des frais professionnels est limitée à :
- 13.20 € pour les repas
- 47,20 € pour les frais de logement et de petit-déjeuner dans la région parisienne, le 92, le 93 et le 94.
- 35 € dans les autres départements
dans votre région