Mise en place de l’organisation administrative et comptable

Mis à jour le 12/09/2019
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Au sein d’une entreprise, la mise en place d’une organisation administrative et comptable rigoureuse est la clé d’une gestion optimisée de son activité. Le rôle de l’expert-comptable est crucial en la matière  puisqu’il est au cœur du processus de la comptabilité.

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Une organisation administrative adaptée à l'entreprise

Une gestion comptable performante repose avant tout sur la stricte répartition des tâches d’un point de vue administratif. Si celle-ci ne pose aucun souci quand il s’agit de petites entreprises où le dirigeant se charge de sa comptabilité, il n’en est pas de même pour des structures plus grandes où l’ampleur du travail s’avère plus conséquente. 

Dans ce cas, la société est généralement contrainte de créer son propre service comptable et de se doter d’un personnel qualifié et compétent pour assurer le contrôle des opérations financières. 

Elle peut également, pour des raisons budgétaires (appointements et charges sociales liées à de nouvelles embauches trop lourdes) ou des raisons de place (locaux trop petits), faire appel aux services d’un expert-comptable indépendant. Il convient alors de définir au mieux les contours de cette collaboration et le cadre strict de l’organisation entre l’intervenant extérieur et l’entreprise.

 Il s’agit notamment de déterminer si l’expert-comptable se verra attribuer la gestion intégrale ou partielle de la comptabilité. Dans tous les cas ce professionnel  pourra vous conseiller au mieux dans l'organisation administrative  de votre entreprise;

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Le respect du processus comptable

Le suivi des états financiers est grandement facilité dès lors qu’une méthodologie rigoureuse et progressive est appliquée au sein de l'entreprise ou par l’expert-comptable. 

Ainsi, ce travail doit être quotidiennement ponctué par le classement et la saisie systématique et immédiate des pièces justificatives, telles que les factures des clients et fournisseurs, les bulletins de paie, les relevés bancaires, les reçus et bons de livraison, les brouillards de caisse, etc. 

Cette opération permet de tenir à jour les registres obligatoires et de pouvoir assurer le contrôle permanent des états financiers de la société. Si le suivi de la comptabilité peut être jalonné de situations comptables intermédiaires, il se clôt par l’établissement des comptes annuels, constitués du bilan, du compte de résultat et de leurs annexes. 

Ce n’est qu’au terme de cette tâche comptable que l’arrêté définitif de la comptabilité est effectué pour procéder à l’ouverture du nouvel exercice.

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Une organisation méticuleuse des documents comptables

Que l’entreprise opte pour un support papier ou numérique (disque dur externe, CD, logiciel en ligne), il est capital de respecter les normes imposées en matière d’écritures comptables. La tenue de deux registres de comptes (livre-journal et grand livre) est obligatoire et leur présentation doit être dénuée de rature ou de blanc pour qu’ils soient réglementaires. 

Selon la taille de l'entreprise, il est conseillé de subdiviser chacun d’eux en plusieurs registres spécifiques pour une organisation encore plus précise et optimale.

La collecte et le classement des pièces justificatives constituent, par ailleurs, l’une des bases d’une organisation comptable efficace. Ces documents doivent être archivés dans des classeurs ou fichiers selon deux principes complémentaires : la nature de l’opération à laquelle ils renvoient (ventes, charges sociales…), puis par ordre chronologique en fonction de la date à laquelle ils ont été édités.

 Une telle organisation permettra à l'entreprise de fournir rapidement les pièces justificatives qui pourraient être réclamées par les organismes fiscaux ou bancaires, mais également de disposer à tout moment des informations utiles à la vérification des comptes par l’expert-comptable.

Pour approfondir

Les tableaux de bord pour une entreprise

Le tableau de bord comptable est un outil fondamental pour évaluer la progression du chiffre d’affaires. Grâce à la mise en parallèle de différents critères d’analyse, c’est un indicateur fiable qui permet de cibler les failles de fonctionnement d’une entreprise et d’y remédier.

Faut-il faire sa comptabilité soi-même ?

Face aux coûts des honoraires proposés par les experts-comptables, de nombreux entrepreneurs se posent la question suivante : "n'est-ce pas mieux de faire sa comptabilité soi-même? » Une entreprise souhaitant réaliser elle-même cette prestation doit s’assurer de détenir certains prérequis comptables et le matériel nécessaire.  Afin d’éviter tout problème en cas de contrôle fiscal, celle-ci peut décider de déléguer la tenue de sa comptabilité à un professionnel.

Répartition des rôles entre l'entreprise et le cabinet comptable

La tenue de comptabilité est une obligation incontournable pour toute entreprise. Elle peut toutefois être déléguée en tout ou partie à un cabinet d’expertise comptable. Si la gestion intégrale de la comptabilité par un expert-comptable externe est simple à mettre en place, le suivi partagé des comptes exige une organisation plus contraignante et le respect de certaines règles.

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