Comment choisir sa gestion comptable ?
La gestion de la comptabilité d’une entreprise devient de plus en plus complexe, notamment par les lois qui régissent leur fonctionnement et leurs obligations comptables. De plus d’autres éléments rendent la tenue des comptes difficile : la taille de l’entreprise, le secteur d’activité, le régime fiscal…
Dans les grandes entreprises, un service comptable autonome est généralement mis en place, notamment car ce type de structure implique de nombreuses opérations à traiter et un besoin en suivi journalier de la situation financière. Le rôle de l’expert-comptable dans ces structures est de contrôler les travaux effectués, de donner des conseils sur l’organisation de la tenue des comptes, et d’assister la gérance dans la prise de décisions stratégiques et opérationnelles.
Quant aux plus petites structures, celles-ci peuvent déléguer la totalité de leurs travaux comptables pour se concentrer sur leur cœur de métier. Dans ce cas, elles n’ont qu’à transmettre mensuellement leurs papiers au prestataire.
Elles bénéficient d’un compte rendu dont le rythme est fixé contractuellement avec le professionnel du chiffre.
Elles peuvent choisir d’effectuer elles-mêmes la totalité de la tenue comptable (si le gérant par exemple détient une formation adéquate), et demander la vérification annuelle d’un professionnel.
pour externaliser votre comptabilité
Tenue comptable en interne
Une entreprise qui décide de tenir sa comptabilité soi-même dispose de plusieurs solutions.
Le chef d’entreprise pourra choisir d’enregistrer ses pièces justificatives soit dans un logiciel de comptabilité acheté et installé à ses frais, sur son propre matériel informatique, soit par le biais d’un logiciel internet hébergé par un prestataire de service (SaaS).
Lorsque la taille de l’entreprise le permet, généralement le dirigeant décentralise la gestion de la comptabilité vers un de ses salariés, qui s’occupera dans un premier temps aussi du secrétariat commun. Avec le développement de la structure, ce dernier devra de plus en plus se concentrer uniquement sur les tâches comptables.
Enfin, lorsque la société est suffisamment grande, celle-ci met en place un service comptable dédié, constitué de plusieurs salariés.
Logiciel de comptabilité intégré au matériel informatique de l’entreprise
Dans cette situation, l’entreprise doit sélectionner un logiciel adapté à son activité et peu complexe.
Le coût du logiciel à acquérir peut être élevé et les modules complémentaires parfois nécessaires pour la gestion comptable représentent un coût supplémentaire non négligeable.
Attention : de nombreux éditeurs proposent des prix d’appel peu élevés pour la première année de licence, mais impose des frais de « mise à jour » importants chaque annuité.
Dans cette configuration, le chef d’entreprise pourra mieux saisir les enjeux liés à la comptabilité de son entreprise et, une fois le logiciel maîtrisé, celui-ci peut être une véritable alternative permettant une économie de coûts comparés aux honoraires d’un expert.
Notre conseil : cette solution est à envisager lorsque la direction dispose d’un minimum de connaissance en droit comptable et fiscal. En effet, bien que les logiciels proposent de nombreux outils d’automatisation, ces derniers ne sont pas dans la possibilité de prévenir l’utilisateur en cas d’erreurs. Le gain obtenu peut facilement être perdu lors d’un contrôle fiscal. N’hésitez pas à demander à un expert-comptable de contrôler vos travaux.
Logiciel internet de comptabilité en ligne
Cette solution ressemble à la précédente, sauf que l’utilisateur n’achète pas de logiciel, mais loue son utilisation sur une plateforme en ligne.
Certains éditeurs proposent uniquement la mise à disposition de logiciel, tandis que d’autres proposent aussi des services de conseils en comptabilité.
Et enfin, de plus en plus de cabinets proposent, en SaaS, un logiciel de gestion simple d'utilisation, avec un coût dérisoire, afin de leur permettre d’avoir accès aux factures saisies par leurs clients au jour le jour. Ils peuvent ainsi mieux les suivre, les conseillers, et les alerter en cas de difficultés financières.
Inconvénients d’une tenue comptable en interne
Les entreprises qui décident de tenir leur comptabilité elles-mêmes bénéficient d’une économie de coût sur les honoraires d’un prestataire, mais doivent également faire face à de nombreux inconvénients :
- Complexité de la comptabilité : tenir sa comptabilité nécessite d’avoir des connaissances dans ce domaine, ce qui n’est pas le cas de tout entrepreneur. De plus, la législation française évolue chaque année, ce qui implique à ce dernier de se former annuellement aux changements opérés.
- Disponibilité : les tâches sont nombreuses et nécessitent une mise à jour régulière. Tout cela est chronophage et peut amener un chef d’entreprise à délaisser le développement de son activité et sa relation avec ses clients
- Risque de contrôle : Les sociétés effectuant elles-mêmes leur comptabilité prennent le risque de passer à côté d’un retraitement comptable obligatoire. En cas de contrôle des services fiscaux, le redressement peut entraîner la liquidation de la société, et la mise en cause du dirigeant (obligation pesant sur son patrimoine personnel de payer les pénalités, même si le statut de sa société était « à risque limité »).
Tenue comptable par un expert-comptable
Faire appel à un expert-comptable pour la tenue de sa comptabilité présente de nombreux avantages pour les entreprises mêmes si ces services représentent un coût qui est non négligeable.
Cependant, les frais engagés pour la tenue de la comptabilité d’une entreprise par un expert-comptable sont rapidement rentabilisés surtout lorsqu’il s’agit de moyennes et grandes entreprises (économie sur les salaires à verser aux salariés dédiés à la comptabilité, économie sur le matériel informatique dédié, sur la sauvegarde des données…).
Lorsque l’entreprise a recourt à un expert-comptable, ceci présente notamment les avantages suivant :
- Cela permet de rassurer les différentes parties prenantes de l’entreprise
- L’expert pourra donner des conseils en ce qui concerne la gestion comptable de l’entreprise, mais aussi dans les domaines connexes (fiscalité, social, juridique…)
- L’entreprise pourra se prémunir contre des contrôles de l’administration fiscale et anticiper les différents points contrôlés
De plus, la profession d’expert-comptable est régie par un code déontologique ce qui garantit un gage de qualité pour l’entreprise cliente. En effet, ce dernier impose une obligation de conseil du professionnel auprès de ses clients, et fixe l’ensemble des pratiques professionnelles de celui-ci.
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Mission de l’expert-comptable
Lorsque l’entreprise choisit d’externaliser la totalité de sa partie comptable à l’expert-comptable, cela implique que ce dernier établisse :
- Le plan comptable de la structure après un diagnostic de celle-ci
- Les dates et délais pour transmettre les pièces comptables afin qu’un rythme de travail soit établi pour son client
- La mise à jour régulière de la comptabilité (enregistrement des pièces, rapprochement bancaire, lettrage des clients et des fournisseurs...)
- Les déclarations fiscales en respectant les délais prévus par la loi (Taxe sur la Valeur Ajoutée, liasses fiscales…)
- Les comptes annuels : bilan, compte de résultat, annexes et remise de la plaquette au client
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Cloud, SaaS, licence, sous-traitance, qu'importe la méthode choisie, les petites entreprises et travailleurs indépendants ont tout intérêt à s'équiper d'un logiciel comptable lorsqu'ils ne peuvent s'offrir les services d'un expert ou en complément de ceux-ci. La paie, la fiscalité, le développement commercial et la dématérialisation des données sont d'autres services qui peuvent être assurés par les logiciels. En outre, ceux-ci peuvent devenir indispensables pour la déclaration de la TVA, de la DNS ou l'émission de bulletins de paie. Ciel, Sage, Silae, 123paie, les éditeurs sont nombreux et leur offre tout aussi importante.