Tenue du secretariat juridique et accomplissement des formalités

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La tenue du secrétariat juridique annuel est une référence juridique connue par beaucoup d'entreprises qui font le choix ou non de déléguer cette tâche à leur expert-comptable.Cependant, il existe de nombreux autres domaines juridiques dans lesquels le professionnel du droit et du chiffre peut intervenir : création de sociétés, rédaction et modifications des statuts, réalisation d'assemblées extraordinaires, réalisation des démarches de dissolution... Nous allons voir dans cet article l'ensemble des domaines sur lesquels l'expert-comptable peut intervenir.

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La tenue du secrétariat juridique et l'accomplissement des formalités

La profession d'expert-comptable est dite "réglementée", c'est-à-dire qu'elle répond à un code de déontologie qui fixe les règles applicables à ses membres et à leurs missions.

Ainsi, le code déontologique de la profession permet depuis peu aux experts-comptables d'exercer des missions de secrétariat juridique (qui étaient auparavant réservées aux avocats). La seule condition imposée réside dans le caractère accessoire de la mission par rapport à la mission principale : la présentation des comptes annuels. Il n'est donc pas possible pour un cabinet d'expertise-comptables de se spécialiser uniquement dans des tâches juridiques.

Grâce à la libéralisation de ce type de missions, de nombreux professionnels font le choix de proposer ce type de services afin d'accompagner au mieux leurs clients.

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Les domaines d'intervention possibles

Lors de la création d'une société

Au cours de leur formation professionnelle, les experts-comptables étudient l'ensemble des problématiques attachées à la création d'entreprise.

Ils peuvent ainsi proposer les services suivants : 

  • conseil dans le choix du statut juridique optimal : en tenant compte des perspectives de rémunération des associés et de leur statut fiscal, l'expert-comptable peut ainsi proposer le montage juridique en adéquation avec leur projet, et faire diminuer le poids des impôts et charges sociales sur les associés.
  • rédaction des statuts : les professionnels du droit et du chiffre peuvent aussi réaliser pour le compte d'un entrepreneur les statuts de sa future société, en tenant compte des évolutions du droit français et des risques pouvant intervenir.

De nombreux entrepreneurs négligent la rédaction des statuts de leur société, car lorsqu'ils montent un projet en partenariat avec un autre associé, ils n'anticipent pas le risque de conflit. En cas de litiges entre eux, cela se conclut souvent par la disparition pure et simple de la société, car aucun associé ne souhaite céder sa place... Afin d'éviter toute situation juridique pouvant bloquer la sortie d'un membre, n'hésitez pas à demander conseil à un professionnel !

  • évaluation des apports : lorsqu'un associé souhaite apporter un bien au capital de sa société, il doit en déterminer sa valeur. L'expert-comptable, grâce à sa formation, peut déterminer la valeur d'un fond de commerce, ou de parts sociales par exemple.

Bon à savoir : lorsque les associés écartent le recours à un commissaire aux apports (généralement afin d'économiser les honoraires de ce prestataire), le droit français les rend responsables sur leur patrimoine personnel des conséquences d'une sur ou sous évaluation d'un apport ! Afin de connaître la réelle valeur d'un bien, n'hésitez pas à vous rapprocher d'un expert.

  • réalisation du dépôt de demande d'immatriculation :  le professionnel pourra mettre à la disposition de son client un collaborateur qui jouera le rôle de secrétaire juridique. Ce dernier rassemblera alors l'ensemble des documents nécessaires à l'immatriculation juridique de la société, et ira déposer le dossier au Centre des Formalités des Entreprises sous mandat de représentation du client.

Réalisations des assemblées générales et assistances aux formalités

Assemblée générale d'approbation des comptes

Le droit français impose aux sociétés de tenir au moins une assemblée annuelle pour informer ses associés de sa situation financière et de la gestion réalisée par le dirigeant (gestion de l'emploi, politique fiscale, managériale...)

Lorsque la gérance n'a pas la formation juridique nécessaire pour satisfaire l'ensemble des conditions de fond et forme (convocation des bonnes personnes, maîtrise des délais légaux, réalisation des formalités accessoires...) afin de faire valablement délibérer ces assemblées, elle peut faire appel à un cabinet d'expertise-comptable ou d'avocats pour l'assister.

Ces derniers pourront : 

  • réaliser l'ensemble des formalités juridiques requises (rédaction des courriers de convocation des associés et commissaires aux comptes, rédaction du procès-verbal de séance...).
  • être mandaté pour animer l'assemblée, ou occuper le rôle de secrétaire de séance.
  • assumer les formalités post-assemblée, comme déléguer un secrétaire pour déposer le dossier aux greffes du tribunal de commerce.

Bon à savoir : dans les devis émis par les experts-comptables, le terme "secrétariat juridique" ne couvre généralement que la rédaction des procès-verbaux, et le dépôt de votre dossier aux greffes du TC. N'hésitez donc pas à demander des explications quant au champ d'action du professionnel qui vous fournit un devis pour ne pas avoir de mauvaise surprise.

Assemblée extraordinaire

En droit français, lorsqu'une société réalise une modification de ses statuts, elle est dans l'obligation de réunir une assemblée générale afin de faire voter cette résolution.

Grâce à leur formation, experts-comptables et avocats sont souvent sollicités afin de fournir leurs conseils quant au montage souhaité et aux solutions applicables.

Ces assemblées doivent avoir lieu en cas d'augmentation du capital social, lors d'une cession de parts sociales, changement du siège social ou de forme juridique.

Le professionnel pourra enfin de nouveau déléguer un secrétaire afin de déposer le dossier nécessaire aux services du CFE.

Liquidation de la société

La formation de l'expert-comptable lui permet aussi d'assurer la gestion d'une liquidation juridique de société.

En plus de fournir un bilan de clôture, il pourra assurer les tâches de secrétariat telles que rédiger et envoyer les lettres de convocation aux associés, et consigner les débats dans le procès-verbal de l'assemblée. 

Il pourra bien entendu réaliser le dépôt du dossier aux services concernés pour le compte du client.

Pour approfondir

Les risques de la non publication des comptes annuels

Le code de commerce impose le dépôt des comptes annuels afin d'assurer aux parties prenantes une certaine information quant à la santé financière des entreprises. Afin de ne pas fragiliser les petites entreprises, il prévoit aussi une déclaration de confidentialité des comptes annuels pour les plus petites d'entre elles. Et enfin, un ensemble de sanctions civiles et pénales sont prévues afin de lutter contre le non-dépôt des comptes.

Dépôt des comptes annuels

Une fois l'assemblée générale d'approbation des états financiers effectuée, les entreprises commerciales disposent d'un délai légal pour effectuer leur dépôt des comptes annuels au greffe du tribunal de commerce dont elles dépendent. Cette procédure, imposée par la loi, vise à renseigner les créanciers de l'entreprise, en leur fournissant annuellement un état de la santé financière de celle-ci, et rassure les investisseurs.

L'assemblée générale d'approbation des comptes

Le code de commerce impose à toutes les sociétés commerciales de réunir une fois par an leurs associés afin de valider la gestion de la direction, et les comptes annuels : c'est l'assemblée générale ordinaire d'approbation des comptes. Compte tenu de l'enjeux de cette assemblée, la loi impose un important formalisme qu'il est nécessaire de respecter sous peine de voir la délibération annulée.

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