Sociétés concernées par l'obligation de dépôt des comptes annuels
Les articles L.232-21 à -23 du code de commerce mentionnent l'obligation de dépôt annuel des états sociaux et de leurs annexes pour notamment :
- Les sociétés dont le risque est limité aux apports : EURL et SARL
- les sociétés par actions (c'est à dire dont leur capital est divisé en actions et non pas en parts sociales) : les SAS, SASU, Sociétés en Commandite par Actions (SCA), et les SA,
- les SNC dont l'ensemble des associés sont des sociétés à risque limitées, des sociétés par actions ou des SNC elles-mêmes contrôlées en totalité par ces deux types de sociétés.
- Les sociétés d'exercice libéral : SELARL (équivalent de la SARL), SELAS (équivalent de la SAS), SELAFA (équivalent de la SA)...
- Les sociétés étrangères, peu importe leur forme, qui ont ouvert au moins un établissement en France.
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Quels sont les documents à déposer ?
Pour les société non cotée
Doivent être déposé :
- les comptes annuels de la société pour chaque exercice clôturé (bilan, compte de résultat et annexes comptables)
- la proposition d'affectation du résultat de l'exercice fait en assemblée générale annuelle, ainsi que le procès-verbal de la résolution retenue (le résultat du vote).
Remarque : Dans la pratique, lors de l'assemblée annuelle approbation des états financiers, d'autres sujets peuvent être abordés (nomination ou remplacement de la gérance, quitus donné sur la gestion réalisée par la direction...). Donc le procès-verbal établi en fin de séance contient cet ensemble d'information. Afin de ne pas les communiquer aux lecteurs des états financiers, il est possible de ne joindre que l'extrait de ce PV qui mentionne la résolution demandée.
- pour les SA avec un conseil de surveillance, ou les SCA : le rapport du conseil de surveillance.
- le rapport du commissaire aux comptes : ce document permet d'attester que le commissaire aux comptes atteste de la vraisemblance, la concordance, la cohérence, la conformité légale et la présentation sincère des comptes annuels établis par la direction. En d'autres termes, il déclare que durant sa mission il n'a rien trouvé pouvant remettre en cause la sincérité des comptes publiés.
Rappel : Le commissaire aux comptes est obligatoirement indépendant de l'entreprise afin que celle-ci ne puisse pas influencer son choix d'attester ou non les comptes. Il effectue sa mission en respectant un code de déontologie strict, et engage sa responsabilité personnelle en cas d'attestation frauduleuse. Ces trois facteurs font de l'attestation du commissaire aux comptes un gage de sécurité pour les lecteurs des comptes annuels.
- Éventuellement les comptes consolidés s'ils sont réalisés par l'entreprise.
Pour les société cotée
Les sociétés cotées doivent déposer les documents suivants :
- les documents susmentionnés
- le rapport annuel de gestion : dans les sociétés non cotées, le rapport de gestion est tenu à la disposition de toute personne souhaitant le consulter, mais il n'est pas obligatoirement déposé au greffe du tribunal de commerce. Compte tenu des enjeux économiques autour d'elles, les sociétés cotées sont dans l'obligation de rendre public de document.
- le rapport du président du conseil d'administration ou du conseil de surveillance
- le rapport du commissaire aux comptes, statuant sur les 2 rapports précédents.
Délais de dépôt des comptes annuels
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EURL et SASU
Si le gérant d'une entreprise unipersonnelle (EURL ou SASU) en est aussi l'associé unique, alors il est dispensé de réaliser une approbation annuelle des comptes. Le délai du dépôt des états financiers est alors fixé au dernier jour du sixième mois suivant la clôture des comptes annuels.
Dépôts physiques
Les entreprises effectuant le dépôt des comptes annuels de manière physique doivent le faire dans un délai d'un mois suivant la tenue de leur assemblée générale annuelle. Ce dépôt peut être effectué soit en se déplaçant dans les locaux du greffe du tribunal de commerce, ou en envoyant les documents par voie postale.
- Les documents transmis doivent être certifiés conformes aux originaux par le représentant légal.
- Le délai maximum théorique est le dernier jour du septième suivant la clôture de l'exercice social. En effet, les sociétés ont six mois maximum pour tenir l'assemblée d'approbation annuelle.
Dépôts dématérialisés
Pour les entreprises optant pour la transmission de ces états au greffe du tribunal de commerce par voie électronique, le délai maximum est fixé à deux mois après la tenue de leur assemblée d'approbation des comptes.
Coût d'un dépôt de compte annuels
Pour le dépôt des comptes annuels "simples", l'entreprise devra s'acquitter d'un paiement d'une cinquantaine d'euros, à destination du greffe de tribunal de commerce (chèque ou carte bancaire en cas de dépôt dématérialisé). Ces frais couvrent aussi ceux de publication au BODACC.
Pour des comptes consolidés, ces frais s'élèvement à une centaine d'euros.
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Objectif du dépôt des comptes
Les parties prenantes externes ne connaissant pas les politiques internes des sociétés commerciales, elles pourraient refuser de financer des projets et ainsi ralentir le développement du tissu économique.
Afin de favoriser un climat de confiance et de transparence financière, le code de commerce impose la réalisation des comptes sociaux, et leur dépôt annuel. Cette procédure permet de connaître la situation d'une entreprise à un instant "t". En comparant différentes périodes, il est alors possible d'estimer la santé financière de celle-ci.
En sanctionnant les comptes frauduleux ou non déposés, l'administration permet aux parties prenantes de disposer d'une base de données mise à jour annuellement, et jugée fiable sur la santé financière des entreprises soumises à ce dépôt.
Les comptes publiés sont librement accessibles sur le site infogreffe, en contrepartie d'une dizaine d'euros.
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