Etablissement des bulletins de paie

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Pour approfondir

La gestion des bulletins de paie est l'une des questions sociales que se pose une entreprise dès qu'elle a pour projet d'embaucher un salarié.Ces derniers doivent répondre à un formalisme strict afin d'éviter à l'entreprise de subir des sanctions civiles ou pénales. Afin de se décharger de cette formalité, l'entreprise peut faire le choix de sous-traiter la réalisation de ceux-ci

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Délégation ou internalisation de la réalisation des bulletins de paie

La gestion des ressources humaines est un élément clé pour les entreprises. Cependant, compte tenu de la protection accordée aux salariés par la loi, elle nécessite un haut niveau de formation pour être correctement réalisée et éviter à la société de courir un risque de sanction.

Dans les PME, généralement le gérant assume seul la gestion de l'emploi dans sa société. Étant plutôt spécialisé dans son cœur de métier que dans la gestion des ressources humaines, trois solutions s'ouvrent à lui : 

  • recruter une personne spécialisée, s'occupant totalement de la gestion du personnel. Dans ce cas, il assumera les frais liés à la formation tout au long de la carrière de ce salarié, et il financera les outils nécessaires pour réaliser cette fonction (logiciel, documentation...). Ce salarié sera affecté en totalité à la gestion des ressources humaines, et s'occupera de l'établissement des contrats, des documents sociaux et bulletins de paie... Dans le budget d'une petite PME, cette option peut se révéler très coûteuse, elle convient notamment aux sociétés qui emploient plus de 50 salariés.
  • décentraliser partiellement la gestion des bulletins de paie, tout en recrutant une personne polyvalente chargée de s'occuper en partie du social, mais qui pourra être affectée à d'autre fonction (administratif, conseillère de direction...). Cette dernière devra donc assurer une partie de la gestion courante du personnel, mais elle pourra être aussi affectée à d'autres tâches plus créatrices de valeur (contact avec les parties prenantes, les clients, fournisseurs...). Ainsi le coût supporté par l'entreprise pour la fonction sociale est réduit. Cette solution convient aux entreprises qui comptent entre 20 et 50 salariés.
  • décentraliser l'ensemble de la fonction sociale de son entité. Dans ce cas, le dirigeant ne s'occupe de rien et consacre son temps au développement de son entreprise. Il tient juste un décompte des absences et des jours de congés, et informe son expert-comptable une fois par mois afin que ce dernier réalise la gestion des bulletins de paie de la période. Cette solution est la plus utilisée dans les TPE (de 1 à 20 salariés)
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Le processus

Embauche d'un salarié

Bien que cette étape ne concerne pas directement le processus de réalisation d'un bulletin de paie, elle va conditionner la gestion future des ressources humaines de la société.

L'entreprise peut faire le choix de rédiger elle-même ses contrats de travail, ou de laisser cette formalité au responsable de la paie chez un prestataire. Cette dernière solution assure à l'entreprise le respect de la législation, ce qui n'est pas forcément le cas lorsque c'est l'entité qui établit elle-même ses contrats basés sur des modèles génériques.

Si vous ne disposez pas de services comptables dans votre entreprise, ne prenez pas le risque d'établir vos bulletins à partir d'un modèle sur internet. En effet, ces derniers sont génériques, et ils ne répondront pas à vos attentes. En cas de contrat non conforme, votre salarié pourra demander un dédommagement au prud'homme. N'hésitez pas à déléguer la formation du contrat de travail à un expert-comptable, qui le réalisera dans le respect de la législation et à des coûts relativement faibles.

Dans le processus de la réalisation des bulletins de paie et l'établissement des déclarations sociales, les contrats permettent de constituer une base de données fiable pour l'entreprise. Elle trouvera dans ceux-ci les divers taux horaires négociés, les avantages divers accordés...

Si vous faites le choix de la délégation de ce service, le service en charge du social chez votre prestataire (expert-comptable ou entreprise spécialisée) vous demandera les informations suivantes afin de réaliser la formation du contrat : 

  • une copie de la carte d'identité et de sécurité sociale de votre employé afin d'avoir le nom, prénom, date et lieu de naissance, adresse et numéro de sécurité sociale du futur salarié,
  • le poste que celui-ci occupera, ainsi que le détail des tâches qu'il effectuera,
  • les horaires de travail, le type de contrat (cdi, cdd, temps plein, temps partiel, contrat aidé...),
  • le salaire brut que vous comptez allouer au salarié,
  • la date d'embauche,
  • la présence de clauses spécifiques (période d'essaie, non-concurrence...
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Demande d'information

Une fois par mois, le responsable en charge de votre dossier vous contacte pour recueillir les informations relatives au mois écoulé (absences, primes que vous souhaitez attribuer à votre personnel...). Généralement, cette prise de contact a lieu vers le 25 du mois, afin de permettre la gestion des informations et la réalisation des bulletins de paie pour le dernier jour du mois, ou en début de mois suivant.

En cas de maladie

Si un de vos salariés tombe malade, ou est victime d'un accident, le responsable de votre dossier doit établir une attestation de salaire pour que le salarié concerné puisse bénéficier de ses droits aux IJSS. Vous devez ainsi prévenir votre prestataire pour qu'il établisse cette déclaration.

En cas de licenciement

Votre référent paie chez votre prestataire peut aussi se charger des formalités liées à la rupture du contrat de travail, et notamment de la réalisation du dernier bulletin de paie, du solde de tout compte, de l'attestation de travail et l'attestation pôle emploi. 

Il calculera l'ensemble des indemnités dues et vous les communiquera afin que vous puissiez assurer la gestion de leur paiement avec votre service comptabilité. 

La même procédure est à effectuer en cas de démission d'un membre du personnel de votre entreprise.

Les informations à transmettre

Afin de permettre l'établissement du bulletin de paie, le service social de votre prestataire à besoin :

  • des dates de départ et de retour de congés,
  • des absences et de leurs motifs (maladie, accident du travail, événement familial, formation...),
  • les heures supplémentaires effectuées par semaine,
  • les acomptes versés,
  • les primes que vous souhaitez accorder. Ces primes peuvent être données brutes (avant imputation des charges sociales), ou net. Dans ce cas, c'est le service comptabilité qui s'occupera de faire le calcul pour les convertir en salaire brut.
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Délai de traitement

Il varie en fonction du nombre de bulletins que vous confiez au prestataire. Comptez généralement deux jours pour le traitement complet de votre dossier.

La DSN

Depuis le 1er janvier 2017, l'ensemble des entreprises employant des salariés doivent communiquer sous format dématérialisé à l'administration fiscale, le fichier DSN récapitulant l'ensemble des données sociales de la période de paie passée.

Dans les entreprises disposant d'un service de ressources humaines, la gestion de cette tâche lui est déléguée. Lorsqu'une entreprise fait appel à un prestataire, c'est à lui que revient cette obligation.

L'impact principal qu'a eu cette nouvelle obligation sur les entreprises est l'impossibilité de modifier un bulletin de paie une fois que la DSN est envoyée définitivement aux services des impôts.

En cas d'erreur ou d'oubli, les corrections devront être appliquées sur les bulletins suivants.

Pour approfondir

Déclaration et paiement des cotisations sociales

Les cotisations sociales sont des charges obligatoires permettant de financer la protection sociale du salarié. 

Celles-ci peuvent être à la charge de l’employeur ou du salarié, mais c’est à l'entreprise de les déclarer et les payer selon les échéances imposées par la loi, aux organismes de recouvrement.

Comment calculer le salaire brut et le salaire net ?

Un salarié est rémunéré d'un salaire brut en contrepartie du travail qu'il effectue. Selon les conditions contractuelles, conventionnelles ou légales, diverses majorations doivent être appliquées.

Sur ce salaire brut, sont prélevées un ensemble de charges sociales visant à financer le système social français (cotisations URSSAF, ASSEDIC, CSG...). 

Afin de pouvoir l'expliquer au mieux à ses salariés, il est important de comprendre le mécanisme du passage du salaire brut au net.


Bulletin de paie : les explications

Afin d'emporter leur validité, les bulletins de salaire doivent répondre à un nombre croissant de contraintes de fond et de forme. Nous aborderons dans cet article les principales explications du bulletin de paie, afin de permettre à un lecteur non averti de mieux appréhender son contenu.

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