Mentions obligatoires et formalités annexes
L'article L.3243-1 du Code du travail prévoit l'obligation de remettre à chaque salarié un bulletin de paie en contrepartie du travail effectué.
- Cette obligation concerne tous les types de contrats et tout type d'emploi.
- Le bulletin de paie doit être remis en main propre, par courrier ou par voie électronique si le salarié a formulé son accord.
- Le fait pour un salarié de recevoir son bulletin de paie ne lui fait pas perdre son droit à contester ses salaires.
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Sanction
Le défaut de délivrance est sanctionné d'une amende pénale. Les juges peuvent aussi sanctionner l'entreprise avec des dommages et intérêts. Et enfin, l'administration fiscale pourra la sanctionner pour travail dissimulé.
Conservation
Les bulletins de paie doivent être conservés jusqu'à la liquidation de la retraite du salarié.
Il arrive de temps en temps que les services des caisses de retraite constatent des périodes manquantes concernant la carrière d'un salarié. Afin de justifier de ces périodes, l'employé devra alors fournir ses bulletins de salaire.
Notre conseil : si le service des ressources humaines de votre société oublie de vous transmettre vos bulletins de salaire, n'hésitez pas à le relancer sans attendre. Cela vous évitera le jour de votre demande de retraite de rechercher les sociétés dans lesquelles vous étiez (et évite le risque de se confronter à des sociétés fermées).
Mentions obligatoires
Doivent figurer sur le bulletin de paie :
- La dénomination sociale et l'adresse de l'employeur ainsi que ceux de l'établissement où est employé le salarié s'il est différent du siège social
- Le numéro SIRET et code APE/NAF de l'employeur
- L'intitulé de la convention collective à laquelle adhère l'entreprise
- Le nom du salarié
- La dénomination du poste occupé, la classification conventionnelle de ce dernier, et le coefficient lié.
- La période concernée par le bulletin, ainsi que les heures effectuées, les absences, et les congés accordés
- Les éléments bruts, les cotisations sociales
- Le montant à payer par le service comptabilité, et la date de paiement
- Le montant de la prise en charge des frais de transport
- Une mention informant le salarié qu'il doit conserver son bulletin sans délai selon l'article R.3243-5 du Code du travail
L'employeur n'est pas obligé de mentionner le montant des charges patronales ni le compteur des congés payés.
Dans ce cas, il devra toutefois faire attention à assurer une bonne gestion de ces derniers.
Le salaire brut
Cela correspond au haut du bulletin. Doivent être inscrites les mentions suivantes :
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Rémunération normale
Elle correspond au taux horaire négocié dans le contrat de travail multiplié par le nombre d'heures de travail effectuées.
Afin d'éviter la variation de la rémunération, certaines entreprises pratiquent la mensualisation. Ainsi, les heures correspondant "aux 35 heures" sont mentionnées sous la forme de "151.67 heures". C'est la formule suivante qui permet de trouver ce montant : 35 heures par semaine * 52 semaines par an/12 mois.
Heures supplémentaires
Elles correspondent aux heures effectuées au-delà des 35 heures hebdomadaires. En l'absence de convention collective, la loi impose aux sociétés de majorer les 8 premières supplémentaires effectuées par son personnel de 25 %. Les heures au-delà doivent être majorées de 50 %.
En cas de mensualisation à "39 heures" du contrat de travail, les heures supplémentaires sont mentionnées sous la forme de 17.33 heures (4 heures supplémentaires par semaine* 52/12)
Congés payés
Deux méthodes d'indemnisation des congés payés sont prévues par la loi.
La première est le maintien du salaire. Dans ce cas, le brut n'est pas modifié.
La seconde méthode est appelée "la règle du dixième". Elle se manifeste généralement sur le bulletin de salaire par une diminution du salaire brut à hauteur de l'absence que le congé représente, et un ajout représentant l'indemnisation majorée.
Absences
Elles se manifestent par une imputation du salaire brut en fonction de leurs durées.
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Paniers
Une entreprise doit verser une indemnité à ses salariés lorsqu'ils sont dans l'obligation de prendre leurs repas hors de leur domicile. L'URSSAF fixe un montant annuel exonéré de charges sociales. Le "surplus" est donc mentionné dans le brut afin de le soumettre auxdites charges.
En 2019, le montant exonéré est de 9.20 euros.
Exemple : la convention du BTP de la région PACA impose le versement d'une indemnité de panier de 10.20 euros. Dans le brut, les entreprises de cette région devront donc mettre 1 € par repas pris sur des chantiers.
Avantages en nature
Lorsqu'une entreprise accorde un avantage en nature, elle doit le soumettre aux cotisations sociales. C'est pour cette raison que ce montant se retrouve dans le brut du bulletin. Il sera ensuite déduit dans la partie "net à payer".
Le brut abattu
Certaines activités permettent de déduire forfaitairement une partie du brut au titre des frais professionnels. Ceci explique la présence et la différence entre le brut total, et le brut abattu. C'est uniquement ce dernier qui est soumis aux cotisations sociales.
Il s'agit d'une option de gestion : si les frais professionnels réellement engagés sont supérieurs à ce forfait, alors il sera préférable de ne pas appliquer l'abattement forfaitaire.
Les cotisations salariales
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Cotisations URSSAF
Elles regroupent les cotisations d'assurance maladie, maternité, décès et invalidité. Celles-ci ont pour but de financer les IJSS des salariés absents en France.
Elles regroupent aussi l'assurance vieillesse, qui permet de financier la retraite du régime général.
L'URSSAF s'occupe de recouvrer les cotisations CSG/CRDS des salariés. Ces contributions financent le désendettement de la sécurité sociale.
L'assurance chômage
Cette cotisation finance les indemnités chômage des demandeurs d'emploi, leurs frais de gestion et de formation par pôle emploi.
Retraite complémentaire
Pour les non-cadres, ces derniers cotisent à l'ARRCO et AGFF (Association pour la Gestion du Fonds de Financement). Ces cotisations financent la gestion des régimes de retraite complémentaire.
Pour les cadres et cadres dirigeants, ces derniers cotisent à l'ARRCO, AGIRC, AGFF. Ces cotisations financent la gestion des régimes de retraite complémentaire des salariés-cadres et assimilés.
Mutuelles et prévoyance
Ces cotisations financent les indemnités complémentaires versées en cas de maladie, incapacité... et les frais de santé (remboursement des soins).
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Le salaire imposable
Il s'agit du salaire imposable à l'impôt sur le revenu. Il s'obtient à partir du salaire net, et en rajoutant les charges non déductibles (CRDS, CSG non déductible et CSG sur indemnités non soumises à cotisations salariales, part patronale des frais de santé et mutuelle, et la fraction non déductible des prévoyances et retraites complémentaires).
Salaire net
Il correspond au salaire brut non abattu, diminué des cotisations salariales dans leur totalité et :
- des acomptes
- des remboursements de prêts accordés par la société au salarié
- des avantages en nature (ils n'ont pas à être payés, car ils sont déjà mis à la disposition du salarié. Ils sont enlevés à ce niveau du bulletin, car ils ont été ajoutés dans le brut pour les soumettre aux cotisations sociales).
- les saisies du salaire
Notre conseil : compte tenu de la complexité de la législation française, établir un bulletin de paie requière un niveau élevé de formation. Si votre entreprise dispose d'un service comptable, mais que ce dernier ne dispose pas des compétences nécessaires, n'hésitez pas à vous rapprocher d'un expert-comptable. Ce dernier réalisera les bulletins et les formalités annexes à un coût raisonnable (environ 25 euros par bulletin).
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