Présentation générale des avantages en nature
La loi définit un avantage en nature comme un bien ou un service dont dispose une entreprise et que cette dernière met à disposition de son personnel gratuitement ou à un tarif préférentiel.
Ceci vise à faire économiser au salarié une dépense qui aurait dû être à sa charge personnelle.
Ainsi, une entreprise qui met à la disposition de ses salariés des repas (sous forme de cantine, ou non) doit réintégrer dans le salaire de ces derniers une quote-part appelée "avantage en nature".
Et enfin, ne sont donc pas concernées les dépenses professionnelles (l'invitation d'un client/fournisseur par un salarié remboursé par l'entreprise par exemple) ni les indemnités de repas conventionnelles et légales - Ces dernières répondant à la réglementation des indemnités de repas.
Exemple : ne sont pas considérés comme des avantages en nature, les indemnités de nourriture imposées par la convention du BTP et travaux public (aussi appelés "paniers") ni celles imposées par la convention des Hôtel, Café et restaurants.
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Impacts fiscaux et sociaux
Les avantages en nature nourriture représentent un élément de la rémunération du salarié. Ils doivent ainsi être soumis à toutes les cotisations et contributions salariales et patronales (sécurité sociale, retraite, prévoyance...).
Sur les fiches de paie, les avantages en nature sont réintégrés dans le brut. Ils subissent ainsi les cotisations et contributions sociales, puis sont retirés du "net à payer", car ils ne donnent pas lieu à un versement en espèce.
Sur le plan fiscal, les avantages en nature rentrent en compte pour la détermination du net à déclarer. Ils sont ainsi soumis au barème progressif de l'impôt sur le revenu.
Exonérations
Remboursement de frais
Certaines activités imposent, par leurs conditions de travail, aux salariés de prendre leurs repas loin de chez eux ou à des heures inhabituelles : restauration, cafétéria, hôtel, commerciaux, ouvriers du bâtiment...
Pour ces dernières, des indemnités conventionnelles ou légales sont prévues pour dédommager un salarié. Le but n'étant pas de financer une dépense "normale", celles-ci ne doivent donc pas être considérées comme des avantages en nature de repas, et échappent ainsi à toute cotisation sociale.
Il s'agit ainsi des indemnités de petits déplacements, de grands déplacements, de paniers...
Valeur non significative
Lorsque l'avantage qu'en tire le salarié est non significatif, alors la loi permet à la société de ne pas considérer le repas comme un avantage en nature.
C'est notamment le cas lorsque la participation de l'employeur est inférieure à 50% du prix d'un repas dans la cantine de l'établissement concerné.
Dans les autres cas, le salarié doit déclarer un avantage en nature, diminué de sa participation personnelle au financement du repas.
Évaluation des avantages en nature
Pour le salarié
Les avantages en nature "nourriture et repas" peuvent donner lieu à une évaluation selon deux méthodes pour les salariés : au réel, ou au forfait.
Au réel, cela implique de pouvoir justifier le montant pris en charge par la société (cette option n'est retenue que lorsque le montant de l'avantage est inférieur à celui du forfait, afin d'optimiser la part soumise aux cotisations sociales).
Le second régime permet de simplifier l'évaluation des avantages en nature repas versés aux salariés par leur employeur grâce à un système de forfait.
Pour 2019, la valeur de l'avantage en nature est fixée à 4.85 euros par repas
Exemple : un salarié dont l'employeur prend à sa charge 20 repas par mois en récompense du travail fourni devra déclarer à l'administration sociale 97 euros d'avantage en nature repas.
Hôtel, café et restaurant : dans ces activités, deux régimes peuvent se rencontrer : si le salarié ne peut pas manger pendant son service, alors l'employeur lui verse une indemnité (donc non soumise aux cotisations sociales), tandis que s'il peut manger (gratuitement), alors cela constitue un avantage en nature !
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Pour l'employeur mandataire social
Pour les mandataires sociaux (dirigeants), l'avantage en nature est obligatoirement déclaré au réel, sur présentation de justificatifs, en plus de leur rémunération de gérant.
Bon à savoir : dans les hôtels, cafés et restaurant, il est admis par l'URSSAF de déclarer en avantage en nature au titre des repas pris par les dirigeants, le prix du repas le moins cher proposé sur la carte de l'établissement.
Exceptions
Pour les employeurs pouvant bénéficier d'un contrat de travail différent de leur mandat social, ces derniers peuvent opter pour le régime du forfait.
Les mandataires éligibles sont :
- les gérants minoritaires et égalitaires de S.A.R.L. et de S.E.L.A.R.L.
- les présidents et directeurs généraux de société par actions (S.A., S.E.L.A.F.A et S.A.S.)
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