Mentions obligatoires à aborder durant l’entretien
Cet entretien doit être obligatoirement organisé tous les deux ans, avec tous les salariés ayant au moins deux années d’ancienneté.
Durant l'entretien annuel, l'employeur devra aborder avec son subordonné :
- l'élaboration du projet professionnel du salarié en tenant compte de ses objectifs et perspectives d’évolution au sein de l’entreprise, ainsi que ses compétences techniques,
- les propositions d'actions de formations, de leur certification et la progression salariale pouvant en découler,
- les explications sur les moyens d’accès à l’information sur les dispositifs relatifs à l’orientation et la formation des salariés,
- l'évaluation de l’employabilité du salarié,
- toutes questions relatives à l’évolution de poste ou de carrière liées à ses qualifications et à l’emploi.
La prise en compte de la situation et des besoins de l’entreprise sont notamment des points clés pour que l’entretien soit cohérent et efficace pour chacune des parties. De plus, cela permettra à l’employeur de préparer son plan de formation.
Les points clés de l’entretien doivent être consignés dans un compte rendu daté et signé par le salarié et la personne en charge de l’entretien.
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Démarches à suivre pour effectuer l’entretien professionnel
L’employeur doit informer le salarié de cet entretien dès son embauche. C’est à l’employeur ou aux managers pour lesquels l’employeur a délégué ce pouvoir de convoquer ses salariés ayant deux ans d’ancienneté pour l'entretien professionnel. Son organisation peut également intervenir dans les situations suivantes :
- retour de congés maternité / adoption / parental d’éducation,
- retour de congés sabbatique,
- retour d’un arrêt de travail pour longue maladie,
- après un mandat syndical.
L'entretien a lieu durant le temps de travail.
Sanctions en cas de non-respect de son obligation
Tous les 6 ans, un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié doit avoir lieu. Celui-ci permet de vérifier si les entretiens professionnels ont été effectivement organisés par l’employeur au cours des 6 dernières années, et s’il a bénéficié :
- d’une progression salariale ou professionnelle,
- d’une VAE ou certification professionnelle,
- d’action de formation.
Dans les entreprises de 50 salariés ou plus, s’il s’avère que le salarié n’a pas bénéficié des entretiens professionnels ainsi que de l’une des trois actions ci-dessus pendant cette période, l’employeur sera dans l’obligation de créditer le compte professionnel de formation du salarié lésé à hauteur de 100 heures ou 130 heures s’il est à temps partiel.
L'entretien d’évaluation
L’entretien d’évaluation, quant à lui, n’est pas une obligation pour l’employeur, sauf si un accord de branche ou une convention collective le prévoient.
Il permet d’évaluer la performance des salariés sur une période précise (6 mois, un an...). En général, il a lieu en fin d'année et permet de faire le point sur l'année écoulée. Ses objectifs sont différents de l’entretien professionnel :
- il doit permettre de mettre en place un plan de développement des performances du salarié,
- il permet de clarifier les rôles et responsabilités confiés à l'employé,
- un compte rendu sera établi en comparant les résultats et objectifs fixés, afin de mettre en place les mesures correctrices adéquates.
- établir de nouveaux objectifs professionnels à atteindre en fonction des points abordés précédemment.
Pour l'employeur, c'est un outil de gestion des ressources humaines. Par le bilan des évaluations qu'il aura mené, il saura si un poste manque de formation, ou au contraire, s'il dispose d'un avantage concurrentiel vis-à-vis de ses concurrents.
Les méthodes d’évaluation
Afin de formaliser l'entretien d'évaluation, l'entreprise peut soit :
- Réaliser un entretien annuel,
- mettre en place un système de notation selon des objectifs généralisés ou selon des critères d’efficience,
- définir des catégories de salariés, et procéder à diverses évaluations en fonction de l'emploi étudié.
Ces méthodes doivent être présentées au salarié avant leurs mises en oeuvre et ne doivent pas être discriminatoires. Elles ne peuvent porter sur des données personnelles que si le salarié a été informé préalablement et si elles sont déclarées à la CNIL.
Enfin, les questions posées au salarié ne peuvent porter que sur ses aptitudes et être en lien direct avec l’évaluation de celles-ci.
L'entretien professionnel et l'entretien d’évaluation peuvent avoir lieu en même temps à condition de différencier clairement les objectifs de chacun pendant le déroulement de l'entretien.
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