La balance générale
La balance comptable est un document également appelé état qui synthétise tous les comptes de l'entreprise présents dans ce qui est communément appelé le grand livre. Elle permet de comparer les données des logiciels de comptabilité et les informations financières à la disposition de l'expert-comptable. Elle restitue le total des lignes de crédits et débits pour chaque poste, durant une même année et permet ainsi de s'assurer de la bonne gestion des comptes.
Non obligatoire, la balance permet toutefois une meilleure visibilité des écritures comptables, une interprétation du bilan et des comptes de résultat et est donc de ce fait vivement recommandée. En outre, c'est un document indispensable au contrôle de la déclaration de la TVA.
Elle aide également au contrôle de cohérence en cas de révision des données de l'année n-1. Synthétique elle offre une vision différente des chiffres de la société par rapport aux autres documents obligatoires et légaux.
Elle se compose des éléments suivants dans l'ordre indiqué fixé par le plan comptable :
- Numéro de compte
- Son intitulé
- Somme totale des débits
- Somme totale des crédits
- Situation du compte dans la section débit ou crédit
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La balance auxiliaire
Elle ne fait état que de la comptabilité de tiers à savoir les clients et les fournisseurs. Elle se compose comme suit :
- Dénomination
- Solde à l’ouverture de l’exercice
- Somme totale des débits
- Somme totale des crédits
- Situation à la clôture
Afin de constituer un document cohérent, les comptes utilisés doivent avoir été vérifiés et leur résultat doit être clos et définitif. Ces types de balances permettent d'identifier rapidement les soldes qui présentent des anomalies, les dettes et créances des clients et fournisseurs et éventuellement d'anticiper les entrées et sorties de trésorerie à venir.
La balance comptable âgée
Elle présente les mêmes informations que dans l'exemple précédent, mais en plus, elle ventile la comptabilité de l'entreprise en fonction des échéances des factures et règlements. Elle apporte donc de nombreuses précisions supplémentaires et est de ce fait un outil primordial pour le suivi et l'administration de la comptabilité.
Elle est d'ailleurs très couramment utilisée dans le courant de l'année et non seulement éditée en fin d'exercice. Elle permet au gérant ou responsable administratif et à l'expert de connaître d'un seul coup d’œil les factures arrivées à échéance, en attente d'un règlement, les mauvais payeurs et facilite donc le pilotage du poste client.
Elle permet d'identifier rapidement les tierces problématiques et les éventuelles actions de recouvrement à mettre en place.
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