Comment retranscrire les opérations d'une entreprise ?
A la base de toute comptabilité, l'écriture comptable permet de retranscrire en langage comptable tous les flux commerciaux, économiques ou fiscaux d'une société. Elle apparaît dans des documents appelés journaux et doit répondre à certains critères :
- Les lignes d'écriture comptable faisant état de crédits doivent trouver leur équivalent dans les lignes de débits comme le veut le principe de la comptabilité en partie double obligatoire dans les entreprises
- Elle doit être motivée par un événement et une pièce justificative (ou preuve) : une facture fournisseur pour l'achat de matière première, un ticket de caisse pour l'acquisition de fournitures, des bordereaux de charges sociales pour le versement des salaires, un relevé de comptes pour des frais bancaires
- Les écritures comptables ne peuvent pas être effacées une fois saisies. Si elles comportent des erreurs, elles doivent être corrigées par d'autres.
- Elle doit être datée et mettre en évidence un libellé explicite
En entreprise, les écritures comptables apparaissent dans ce que l'on appelle les états financiers composés du bilan, du compte de résultat et de l'annexe.
pour externaliser votre comptabilité
Écriture en comptabilité : Exemple
C'est une mission généralement effectuée par une personne appelée opérateur de saisie. Celle-ci doit veiller à l'équilibre des écritures en respectant cette construction au moment de la saisie : au moins deux lignes, et deux colonnes, l'une pour les débits, l'autre pour les crédits. Selon les structures, la tâche peut être également assurée par le gérant de l'entreprise lui-même ou externalisée et confiée à un expert en comptabilité. Dans certains cas, elle intervient dans le cadre d'une mission plus globale comprenant la gestion administrative, les ressources humaines et le contentieux.
Pour limiter les erreurs et faciliter le contrôle, il est conseillé d'attribuer un numéro à chaque ligne et à chaque montant ainsi qu'à chaque justificatif associé. A titre d'exemple, ceci peut se matérialiser de cette façon :
| Date | N° Pièce | N° Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|---|
| 02/03/17 | 2312 | 607 | Achat de matière première : tissu vert n°746 | 190,00 | |
| 02/03/17 | CL201702 | 44566 | TVA déductible sur biens et services | 107,56 | |
| 05/04/17 | F5690 | 4011 | Facturation fournisseur Bertrand Dupond | 537,8 | |
| Date | N° Pièce | N° Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|---|
| 02/01/18 | FA180101 | 411000 | Facturation client Graphitix | 2023 | |
| 02/01/18 | FA180101 | 707000 | Vente de pull en maille bouclette - vert n°746 | 1618,4 | |
| 04/01/18 | FA180101 | 445710 | TVA collectée - 20% | 404,6 |
Dans ce cas, on ne parle que des achats et des ventes, mais il peut également s'agir de la banque, d'inventaire, des salaires, de déclarations diverses. On remarque que chaque opération est inscrite de manière très détaillée, chaque détail faisant l'objet d'une ligne spécifique.
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