Qu'est ce qu'une écriture comptable ?

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Entre les opérations financières et le bilan annuel, il y a l'écriture comptable. Comme son nom l'indique, elle permet en effet de décrire en langage comptable tous les flux d'une entreprise. Normée et encadrée, l'écriture comptable doit respecter une certaine codification pour pouvoir être correctement interprétée et contrôlée. Qu'est-ce que l'écriture comptable ? Quelles sont les règles à respecter ? Voici quelques explications pour y voir plus clair.

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Comment retranscrire les opérations effectuées par les entreprises ?

A la base de toute comptabilité, l'écriture comptable permet de retranscrire en langage comptable tous les flux commerciaux, économiques ou fiscaux d'une société. Elle apparaît dans des documents appelés journaux et doit répondre à certains critères :

  • Les lignes d'écriture comptable faisant état de crédits doivent trouver leur équivalent dans les lignes de débits comme le veut le principe de la comptabilité en partie double obligatoire dans les entreprises
  • Elle doit être motivée par un événement et une pièce justificative (ou preuve) : une facture fournisseur pour l'achat de matière première, un ticket de caisse pour l'acquisition de fournitures, des bordereaux de charges sociales pour le versement des salaires, un relevé de comptes pour des frais bancaires
  • Les écritures comptables ne peuvent pas être effacées une fois saisies. Si elles comportent des erreurs, elles doivent être remplacées par d'autres.
  • Elle doit être datée et mettre en évidence un libellé explicite

En entreprise, les écritures comptables apparaissent dans ce que l'on appelle les états financiers composés du bilan, du compte de résultat et de l'annexe.

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Écrire pour la comptabilité : en pratique

C'est une mission généralement effectuée par une personne appelée opérateur de saisie. Celle-ci doit veiller à l'équilibre des écritures en respectant cette construction au moment de la saisie : au moins deux lignes, et deux colonnes, l'une pour les débits, l'autre pour les crédits. Selon les structures, la tâche peut être également assurée par le gérant de l'entreprise lui-même ou externalisée et confiée à un expert en comptabilité. Dans certains cas, elle intervient dans le cadre d'une mission plus globale comprenant la gestion administrative, les ressources humaines et le contentieux.

Pour limiter les erreurs et faciliter le contrôle, il est conseillé d'attribuer un numéro à chaque ligne et à chaque montant ainsi qu'à chaque justificatif associé. A titre d'exemple, ceci peut se matérialiser de cette façon :

ACHATS
Date N° PièceN° CompteLibellé Débit Crédit
02/03/172312
607 Achat de matière première : tissu vert n°746190,00
02/03/17CL20170244566 TVA déductible sur biens et services107,56
05/04/17F56904011 Facturation fournisseur Bertrand Dupond
537,8
VENTES
Date N° PièceN° CompteLibelléDébit Crédit
02/01/18FA180101411000Facturation client Graphitix2023
02/01/18FA180101707000Vente de pull en maille bouclette - vert n°7461618,4
04/01/18FA180101445710TVA collectée - 20%404,6

Dans ce cas, on ne parle que des achats et des ventes, mais il peut également s'agir de la banque, d'inventaire, des salaires, de déclarations diverses. On remarque que chaque opération est inscrite de manière très détaillée, chaque détail faisant l'objet d'une ligne spécifique.

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