Le fonctionnement d'un cabinet comptable classique
Si nous devions présenter la gestion de la relation client dans un cabinet d'expertise comptable traditionnel, celle-ci serait la suivante :
- En début de mois, le client prend rendez-vous avec son responsable dossier chez son cabinet d'expertise comptable pour lui transmettre l'ensemble des documents du mois précédent. Ce rendez-vous a lieu généralement entre le 10 et 15 du mois « M+1 », afin de laisser le temps au client de collecter l'ensemble des factures de la période.
- Ensuite, l'expert-comptable enregistre lui-même les factures reçues, et les relevés bancaires de l'entreprise. Suite au rapprochement entre ces divers documents, il transmet au client un état des points en suspens entre le 15 et le 20 du mois « M+1 ».
- Une fois que le client a répondu aux questions, l'expert-comptable réalise - le cas échéant - la déclaration de TVA du mois. Il peut aussi informer son client de la situation comptable de l'entreprise (avec donc 20 jours de « retard »).
- Ce processus se répète 12 fois dans l'année.
Et enfin, une fois par an, le dirigeant de l'entreprise et l'expert-comptable se rencontre pour faire un point sur les comptes annuels (bilan, compte de résultat) de l'année passée (vers le mois de mars/avril, donc avec 3-4 mois de retard).
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Le fonctionnement d'un cabinet digital
Dans les cabinets dits « digitaux », le mode de fonctionnement décrit ci-dessus est remplacé par le suivant :
- L'expert-comptable met à la disposition de ses clients une plateforme collaborative en ligne où ce dernier s'occupe de déposer ses documents scannés. Ce dépôt peut se faire quotidiennement ou de façon hebdomadaire. Dans les cabinets les plus perfectionnés, les clients peuvent même être invités à catégoriser ses dépenses et ses recettes (achat de petit matériel, de matière première...).
Bon à savoir : certaines plateformes collaboratives en ligne sont de véritables outils de gestion commerciale : elles permettent aux clients de réaliser leurs devis, factures, relances, suivis des temps et de la trésorerie...
- Ensuite, un logiciel analyse le document déposé, et enregistre lui-même la ligne comptable correspondante. Le professionnel de la comptabilité supervise le travail du logiciel, et analyse les chiffres clés de l'entreprise.
Le client a ainsi accès au jour le jour à son résultat comptable d'exploitation, et l'expert-comptable peut lui aussi suivre l'évolution journalière de la situation financière de son client.
Les différents services d'externalisation de la comptabilité en ligne
Les services comptables « Low-cost »
Le coût des prestations comptables traditionnelles sont souvent jugées excessif, bien que ces dernières soient réalisées par des professionnels hautement qualifiés (9 années d'études sont nécessaires pour les experts-comptables afin d'obtenir leur diplôme !), et qu'ils accordent en moyenne entre 5 à 10 heures par mois au suivi du dossier.
Donc, afin de pouvoir proposer des missions à prix très réduit, certains cabinets font le pari de proposer leurs prestations en ligne.
Le client réalise lui-même la gestion de sa comptabilité sans s'en rendre compte, en catégorisant ses dépenses et recettes sur une plateforme collaborative en ligne. Ensuite, une fois qu'il a terminé une période, un algorithme vérifie la cohérence de la saisie comptable, et alerte le professionnel de la comptabilité si un écart doit être justifié.
Par cette méthode, les experts-comptables réduisent leur temps d'intervention sur le dossier client (pour les plus perfectionnés, le temps d'intervention est d'une dizaine de minutes par mois !). Ils peuvent donc répercuter cela sur leurs tarifs.
Avantages
Le premier grand avantage de cette méthode d'externalisation de sa comptabilité en ligne est bien entendu le prix de la prestation.
En effet, certains sites affichent des prix à partir de 30 euros par mois ! Et il ne faut pas confondre modèle « low-cost » et services « low-cost ». Derrière les traitements informatiques se trouve toujours un expert-comptable apte à accompagner son client selon ses besoins !
Et enfin, le second avantage est de pouvoir bénéficier de ses déclarations fiscales et des comptes annuels dans des délais records, puisqu'ils peuvent être générés en quasi-instantanéité grâce aux automatisations possibles des processus.
Inconvénients
Cependant, qui dit « low-cost » dit facturation complémentaire à la moindre prestation supplémentaire.
Par exemple, certains sites qui affichent des prix très bas n'hésitent pas à facturer entre 400 et 500 euros la réalisation des comptes annuels !
Notre conseil : des tarifs trop bas par rapport à la concurrence cachent forcément des coûts cachés, qui ne vous seront présentés qu'une fois que vous ne pourrez plus reculer... À titre d'exemple, si vous êtes une société, un tarif à moins de 100 euros par mois dans un devis doit vous alerter !
La seconde limite que nous pouvons citer est aussi le manque de disponibilité de l'expert-comptable. En effet, en optant pour ce modèle, ce dernier base son modèle économique sur un volume de client très important. En période fiscale (de février à juin), le professionnel devra donc répondre à un très grand nombre de sollicitations, ce qui risque d'augmenter les temps d'attente pour obtenir un rendez-vous.
Les services collaboratifs
Comme dans le modèle précédent, le client est invité à réaliser certaines tâches afin de faciliter le travail des experts-comptables avec qui il travaille.
Cela peut être un tri préalable, un envoi des pièces par scan grâce à un site dédié... le but est de réduire la perte de temps par le professionnel (séparer les devis des factures, rechercher à quoi correspond une référence produit acheté chez un fournisseur...) afin que ce dernier se consacre à la l'analyse de la situation économique et financière de son client.
Ainsi, les échanges de données sont plus rapides qu'au travers du modèle traditionnel (« le rendez-vous mensuel »), et le cabinet d'expertise comptable profite du temps gagné pour mieux accompagner son client (plus de conseils pour développer son activité, optimiser ses impôts...)
Avantages
L'avantage recherché dans ce modèle est de bénéficier d'un meilleur accompagnement par le professionnel. En effet, le client s'occupant des tâches chronophages, l'expert-comptable peut alors passer plus de temps à analyser la situation financière et à rechercher des solutions d'optimisation de son client.
Et tout comme le modèle low-cost, le dossier étant en permanence mis à jour, la réalisation annuelle du bilan en sera accélérée.
Inconvénients
Le principal frein à ce modèle en ligne réside dans le fait que le client est invité à réaliser une partie des tâches chronophages. Il est difficile pour ce dernier d'admettre payer une prestation, et la réaliser lui-même partiellement.
Notre conseil : si votre souhait est de ne jamais recourir aux conseils d'un professionnel de l'expertise comptable, le modèle du low-cost est alors le plus optimisé à votre situation.
Inversement, si vous souhaitez être accompagné lors de la création et du développement de votre projet, le modèle collaboratif est alors fait pour vous. Bien que les tarifs soient plus élevés que le modèle low-cost, celui-ci vous permet de suivre de plus près votre activité, et de dialoguer plus souvent avec votre expert-comptable !
Lorsque vous analysez desdevis d'externalisation de la comptabilité en ligne, pensez bien à vérifier dans quel modèle le professionnel se trouve !
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