Pourquoi externaliser la paie ?

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Lorsqu'une entreprise souhaite embaucher ses premiers salariés, celle-ci doit prendre la mesure du travail qui l'attend afin d'en assurer une bonne gestion.

En effet, outre les tâches administratives "basiques" (organisation du traitement du courrier, tenue d'un registre des absences et congés...), la loi française fixe une réglementation très contraignante pour les entreprises (dématérialisation des échanges avec l'administration fiscale, DSN, entretiens annuels...).

Face à ces tâches, la société peut alors faire le choix de dédier un service à la gestion des ressources humaines, ou d'externaliser la fonction paie vers des prestataires comme les experts-comptables ou des avocats.

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Les tâches concernées par l'externalisation de la fonction paie

Le tissu économique français est constitué à 95% de TPE-PME, c'est-à-dire qu'il compte une majorité d'entreprises embauchant moins de 50 salariés.

Cela signifie que la quasi-totalité d'entre elles n'a pas les moyens humains et les ressources financières nécessaires pour développer en interne un service "social" (c'est-à-dire un service s'occupant de la réalisation des bulletins de paie, mais aussi des formalités liées à l'embauche et à la sortie du salarié, ainsi que toutes les formalités annuelles imposées par la loi).

De plus, afin de réduire les possibilités de fraude, le droit français impose aux entreprises un grand nombre de déclarations sociales à réaliser de manières ponctuelles ou récurrentes. 

Donc, face à ce constant, les professionnels du droit et du chiffre (avocats, experts-comptables...) ont mis en place une offre très large de missions adressées aux entreprises pour leur permet l'externalisation de ces tâches chronophages et sans valeur ajoutée.

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L'externalisation de la fonction paie lors d'une embauche et d'une rupture

Les professionnels spécialisés dans les missions d'externalisation  de la fonction paie peuvent prendre à leur charge :

  • les recherches et auditions préliminaires des candidats : cette mission permet à l'entreprise de filtrer les profils de salariés qui ne répondraient pas aux attentes du chef d'entreprise selon des critères qu'il aura établis avec le prestataire extérieur.
  • assistance à la rédaction des annonces de recherche : le Code du travail français impose un certain formalisme lors de la rédaction des annonces de recherches d'employés afin de réduire les risques de discrimination, de sexisme...
  • la rédaction des contrats de travail : bien entendu, les experts-comptables et les avocats sont dans la possibilité de proposer à leur client des missions de rédaction de contrat de travail, afin d'assurer au dirigeant le respect des conditions de fond et de forme imposées par le droit du travail.
  • Les déclarations à l'embauche : afin de contrôler le travail dissimulé, la loi française impose aux entreprises de réaliser une déclaration préalable à l'embauche avant l'entrée en fonction du salarié.
  • Les formalités et l'assistance en cas de licenciement : calcul de l'indemnité de licenciement, réalisation des différents écrits visant à convoquer le salarié à l'entretien préalable de licenciement et à la notification finale. Le prestataire pourra aussi se charger de réaliser la déclaration de fin de contrat à pôle emploi afin que le salarié puisse prétende à l'ouverture de ses droits au chômage, réaliser le solde de tout compte et le certificat de travail.

Les avantages et limites de l'externalisation de la paie liée aux embauches et rupture des contrats de travail

L'objectif premier lors de l'externalisation de cette étape est de libérer du temps à l'entreprise en déléguant la réalisation des tâches chronophages. De plus, elle pourra bénéficier des autres services du professionnel avec lequel elle travaille (cabinet d'expertise-comptable, officine d'avocats...). Elle pourra par exemple bénéficier de conseils en optimisation fiscale et sociale en fonction du type de contrat de travail qu'elle proposera (mi-temps/temps plein, CDD/CDI, contrats aidés...). 

Lors d'une rupture d'un contrat de travail, le prestataire pourra proposer la solution la plus avantageuse à l'entreprise afin de limiter les coûts liés à cette procédure. En fonction des données transmises, il pourra conseiller soit une procédure de licenciement individuel, collectif, ou des ruptures conventionnelles par exemple. De plus, en faisant appel aux services d'un professionnel, l'entreprise se protège des erreurs concernant les embauches et les ruptures de contrats, et donc des assignations devant un tribunal des prud'hommes.

Cependant, plus les tâches déléguées seront compliquées et demanderont du temps au prestataire, plus le prix de la prestation augmentera rapidement. L'entreprise devra donc veiller au choix du bon partenaire lorsqu'elle commencera à demander des devis pour ces services. Elle devra aussi prendre en compte le délai de traitement des informations qu'elle adressera à son prestataire : il sera difficile de demander la réalisation d'un contrat de travail pour le jour même par exemple.

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Externalisation de la paie lors de la tenue courante du dossier

Tout  au long de l'exercice social d'une entreprise, celle-ci doit faire face à un grand nombre de déclarations sociales.

Outre les traditionnels bulletins de paie, elle doit aussi procéder à la réalisation d'une Déclaration Sociale Nominative (DSN) chaque mois. 

Ponctuellement, elle doit réaliser des déclarations de taxes et contributions assises sur les salaires : contribution à la formation professionnelle continue, taxe d'apprentissage, effort de construction...

Et enfin, afin de garantir la protection des salariés français, la loi impose aux entreprises des obligations d'entretien au rythme divers (une fois par an, une fois tous les deux ans...) : 

  • négociation des salaires, 
  • entretien d'évaluation des compétences du salarié
  • prévention des risques...

Avantage de l'externalisation des bulletins de paie et des déclarations sociales

La réalisation d'un bulletin de paie est devenue au fil des années de plus en plus technique. En effet, les taux évoluent plusieurs fois par an, les bases de cotisations sont de plus en plus compliquées à calculer (tranche A, tranche B, brut fiscal...).

Afin de se prémunir contre les erreurs (pouvant entraîner un jugement devant le tribunal des prud'hommes), les entreprises font de plus en plus souvent le choix de recourir aux services d'externalisation du traitement des bulletins de paie. Elles n'ont plus qu'à communiquer à leur cabinet d'expertise-comptable les informations concernant la période à réaliser. Elles économisent ainsi le coût lié à la formation des employés responsables de la réalisation des bulletins de paie, tout en diminuant le risque d'erreur.

De plus, cette solution permet aussi à l'entreprise de déléguer la déclaration des charges sociales à son prestataire. En effet, ces dernières devant correspondre à celles mentionnées sur les bulletins de paie précédemment réalisés, il est plus facile au professionnel  de l'expertise comptable de réaliser cette mission s’il dispose déjà de la précédente.

Et enfin, elle s'assure d'être informée par son prestataire des changements légaux et des rythmes liés aux différents entretiens.

Les solutions d'externalisation des autres tâches

Outre la réalisation des bulletins de paie, les experts-comptables proposent des missions d'accompagnement aux entretiens annuels (préparation des documents, coaching des dirigeants, assistance physique lors des rendez-vous avec les salariés...).

En règle générale, dès qu'une entreprise se heurte à une obligation légale, les professionnels de l'expertise-comptable proposent des solutions pour assister leur client. N'hésitez pas à multiplier les devis avant de vous engager avec un prestataire : en général, les tarifs ne varient pas beaucoup d'un professionnel  à l'autre, mais l'étendue des tâches accomplies peut quant à elles être bien différente.

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