Lettre de mission : mentions obligatoires et calcul des honoraires
La lettre de mission est le contrat qui lie le chef d’entreprise à l’expert-comptable. Elle sert à déterminer et délimiter les missions, les modalités d’intervention et les obligations de l’expert-comptable et son client. Cette lettre est un formalisme qui fait partie du Code de déontologie des experts-comptables.
Avant sa rédaction, un entretien a lieu entre l’expert et le prospect, et à l’issue de cet entretien, une proposition de mission pourra être émise par l’expert à son prospect. Par la suite, lorsque les parties sont d’accord, la lettre de mission définitive rédigée en deux exemplaires (un pour l’expert-comptable et un pour le client) est signée par les parties.
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Les mentions obligatoires de la lettre de mission
La lettre de mission doit contenir un certain nombre de mentions obligatoires :
- Identité des parties au contrat : nom du cabinet d'expertise-comptable et nom du client,
- Type d’activités du client,
- Conditions générales d’intervention : durée, renouvellement…,
- Description plus ou moins détaillée des prestations qu’il réalisera auprès de son client avec une vigilance concernant les missions qui ne sont pas purement comptable,
- Le montant des honoraires,
- La grille de répartition des tâches qui permet d’établir les obligations respectives des parties (le rôle de chacun dans les différentes missions : comptables, sociales…),
- Procédure à suivre en cas de conflits entre les parties et procédure de résiliation de la lettre (clause pénale…).
- Informations sur le traitement des données personnelles (RGPD).
Les prestations qui ne figurent pas dans la lettre de mission pourront être facturées en supplément, par exemple, l’établissement de situations comptables intermédiaires ou la rédaction d’actes particuliers. N’hésitez pas à demander à votre expert-comptable le montant précis de chaque prestation lorsque cela est possible.
Les honoraires
Lors de l’établissement de la lettre de mission, l’expert-comptable détermine ses honoraires en fonction du temps utilisé pour chaque dossier par le biais d’un tarif horaire. Le montant de l’honoraire sera donc variable en fonction du temps de travail estimé pour les missions confiées.
Mais l’expert peut aussi les déterminer selon un tarif forfaitaire (par mission ou période : annuelle, mensuelle, trimestrielle…) qui variera en fonction du volume de travail, ou encore selon un barème préétabli.
Les honoraires du cabinet peuvent être modifiés, dans ce cas, un avenant devra être rédigé, ou bien une nouvelle lettre de mission devra être établie et signée par les parties.
Bon à savoir : une lettre de mission ne peut vous engager que pour une durée d’un an. Une clause de tacite reconduction peut bien entendu être inscrite dans le contrat : pensez à vérifier ce détail si vous souhaitez dénoncer la convention !
Modification de la lettre de mission
La lettre de mission est signée pour chaque expertise que l’expert doit effectuer pour le compte de son client. Lorsque ce dernier souhaite élargir le cadre des missions qu’il confie à l’expert-comptable, un avenant ou une lettre de mission complémentaire doit alors être rédigé. Il en est de même lorsque l’une des mentions de la lettre de mission est modifiée.
Multiples prestations : lorsque l’expert-comptable réalise deux missions séparées (par exemple la tenue annuelle de la comptabilité, et la réalisation des bulletins de paie) :
Il peut réaliser une lettre de mission unique si le début de la prestation est à la même période
Il doit réaliser deux lettres de mission séparées si ces prestations ne démarrent pas à la même date.
Les tâches pouvant être insérées dans la lettre de mission
Même si son cœur de métier est lié à une mission comptable, il peut effectuer des missions plus élargies et qui impliquent une importante vigilance. Pour cela, il doit faire figurer dans sa lettre de mission toutes les tâches comptables ou complémentaires qui lui sont confiées et bien délimiter le cadre de celles-ci, afin d’éviter une mise en responsabilité par son client ou une autre profession (par un avocat par exemple).
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Mission juridique et conseil juridique
Au moment de la création d'une société, les experts-comptables peuvent avoir pour mission d’établir les statuts et le pacte d’associés.
Ils pourront également donner des conseils juridiques au moment de la création ou en cours de vie de la société.
Mission liée au statut du dirigeant
L’expert-comptable peut effectuer dans le cadre de sa mission les déclarations d’impôt des dirigeants, les déclarations auprès des caisses de retraite, prévoyance.
Mission liée à la paie
À la demande du client et avec son accord, l’expert-comptable pourra établir les bulletins de salaires des salariés de l’entreprise et/ou réaliser les déclarations sociales annuelles ou trimestrielles de ce client. Il pourra également avoir pour mission d’établir les contrats de travail et déclaration d’embauche des salariés de son client.
Mission comptable
La mission principale de l’expert-comptable est une mission comptable. Lorsqu’il effectuera cette mission, divers services seront faits par l’expert, notamment :
- l’enregistrement comptable (factures achats, ventes, salaires versés, charges sociales, trésorerie…),
- la révision comptable qui permet de contrôler la régularité des comptes tenus dans la comptabilité,
- le suivi des immobilisations dans la comptabilité (amortissement …),
- le suivi des stocks (inventaire, provisions…),
- les déclarations de la taxe sur la valeur ajoutée, d’impôt sur les sociétés, de contribution économique territoriale…
- l’établissement des comptes annuels avec les documents comptables obligatoires : bilan, compte de résultat, annexes ainsi que leur envoi auprès du Registre du Commerce et des Sociétés
- …
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Missions particulières
Le client peut être amené à demander à l’expert des explications et conseils concernant la création d’une nouvelle activité ou le rachat d’une entreprise, l’évolution de son entreprise et ses perspectives de développement, la gestion de sa société....
Dans ce cas, l’expert-comptable pourra s’appuyer sur des tableaux prévisionnels, des tableaux de bord, une évaluation de son entreprise… Il pourra également l’accompagner dans sa rédaction d’un business plan, courriers divers avec les parties prenantes…
Pourquoi la lettre de missions est-elle indispensable ?
Au vu de la multitude des prestations et des missions de conseil que peuvent réaliser un cabinet d'expertise-comptable pour le compte d’une entreprise, la lettre de mission est primordiale pour définir la responsabilité de chacun dans les tâches réalisées pour la société et d’éviter des malentendus qui conduirait à des conflits.
Elle est également utile pour déterminer une tarification cohérente.
De plus, même si elle est obligatoire dans cette profession, elle servira de preuve en cas de litige.
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Pour approfondir
Lettre de résiliation de mission d'un cabinet d'expertise-comptable
La lettre de résiliation de l'expert comptable est rédigée lorsque ce dernier ou son client souhaite mettre fin au contrat qui les lie. Elle ne peut être établie que si certaines conditions définies dans la lettre de mission sont remplies, même si aucun motif de résiliation n’est exigé. Afin d'éviter toute maladresse, il est possible pour une entreprise de se baser sur un exemple de lettre de résiliation pour réaliser cette formalité.
