Obligations comptables en entreprise
La comptabilité dans les entreprises répond à des normes très strictes. Le grand Livre fait partie de ces obligations. Il s'agit d'un document qui recense l'ensemble des comptes qui apparaissent dans le journal. Pour rappel, ce dernier est un document dans lequel figurent toutes les opérations économiques et financières ayant eu lieu durant un même exercice. Le Livre doit respecter une certaine chronologie et donner plusieurs informations :
- Numéro et nom
- Détail concernant les débits et crédits : journaux de référence, date, n° de pièce, libellé, montant...
- Le solde, qu'il soit débiteur ou créditeur
- Journal de comptabilisation de l’opération (banque, achats, ventes...),
- Code du lettrage
Il existe plusieurs Livres en comptabilité :
- Celui des clients qui porte le numéro 411
- Celui des fournisseurs qui porte le numéro 401
- La version générale qui présente tous les autres comptes (charges, immobilisations…)
Les numéros 401 et 411 représentent ce que l'on appelle également la version auxiliaire du document. Il est possible de créer autant de versions auxiliaires que nécessaire. Il est toutefois recommandé de les compiler dans la version générale.
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Durée de vie et formes : que prévoit la réglementation ?
Concernant les éléments comptables liés au bilan, une fois la dernière inscription portée sur le grand Livre d'un exercice, celui-ci doit être conservé pour une durée de 10 ans minimum. Même s'il est souvent informatisé, la réglementation est souple quant à la forme à adopter. Certaines structures favorisent encore aujourd'hui des documents papiers ce qui n'est pas interdit même si cela ne facilite pas la gestion, le contrôle et les échanges avec les différents services et l'expert-comptable.
Chaque écriture est définitive et doit être effectuée sans blanc ni rature afin d'éviter la fraude. Cette mesure est essentielle et pourra porter préjudice à la structure en cas d'audit ou de contrôle.
En outre, il est courant de saisir les écritures dans un tableau comprenant deux colonnes, les crédits à droite, les débits à gauche. La version dite en "T" est couramment employée pour sa clarté et sa facilité d'utilisation :
| Date DE L'OPÉRATION | libellÉ de l'opération | N° Pièce | Débit | Crédit | solde |
|---|---|---|---|---|---|
| 02/01/2018 | Facture F012018 de l'imprimerie F. Dupontel | [001] | - | 380 | 380 |
| 09/01/2018 | Paiement imprimerie F. Dupontel en règlement de la facture F012018 | [VIR] | 380 | - | 0 |
| TOTAL DU COMPTE 401 | - | 380 | 380 | 0 |
| DATE DE L'OPÉRATION | LIBELLÉ DE L'OPÉRATION | N° PIÈCE | DÉBIT | CRÉDIT | SOLDE |
|---|---|---|---|---|---|
| 03/01/2018 | Avoir sur achat de papier et fournitures Papyrus | [002] | - | 27 | 27 |
| 11/01/2018 | Facture F072018 de Papyrus | [CHQ] | 17 | - | 17 |
| TOTAL DU COMPTE 607 | - | 17 | 27 | 10 |
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