Saisie des piéces comptables

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Dans un cabinet comptable ou une entreprise, la saisie comptable est une étape incontournable de la gestion de la comptabilité. Elle repose sur l’enregistrement d’un certain nombre d’informations relatives aux entrées et sorties d’argent, ce qui permet de suivre l’évolution des comptes de façon systématique et détaillée.

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Qu’est-ce que l’enregistrement de la comptabilité ?

La saisie comptable est une opération essentielle puisqu’elle consiste à enregistrer les divers mouvements financiers engendrés par l’activité d’une entreprise. Les données qu’elle permet de collecter servent de base à l’élaboration du bilan de fin d’exercice et du compte de résultat. Elles peuvent également être utilisées par un contrôleur fiscal pour vérifier la validité des informations fournies par l’entreprise. 

Qu’il soit effectué par un expert en comptabilité indépendant ou par les services internes à la société, l’enregistrement doit répondre à deux exigences : 

  • la régularité des saisies, pour garantir une réactivité immédiate en cas de documents manquants ; 
  • la précision, pour permettre une exploitation optimale des informations en toutes circonstances (litige avec des clients, balance comptable erronée…). 

La saisie comptable vise donc à répertorier l’ensemble des pièces comptables émanant de l’entreprise, mais aussi des fournisseurs ou des banques. Sont ainsi concernés les factures, les déclarations de TVA, les relevés bancaires, les bulletins de salaire et tout autre document témoignant d’une opération financière impactant la trésorerie de la société à débit ou à crédit.

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Quel est le processus à suivre ?

Les supports papier n’ayant plus vraiment cours dans la majorité des entreprises actuelles, l’enregistrement de la comptabilité se fait dans un registre informatisé spécifique, appelé journal ou livre-journal. Si cette tâche est effectuée manuellement par la personne en charge des comptes, elle peut aussi être grandement facilitée et accélérée grâce à un système d’intégration automatique des relevés de banque et virements bancaires, par le biais d'un protocole de télétransmission entre la banque et la société. 

Une fois les écritures comptables réalisées, elles doivent être reportées dans le grand livre pour être répertoriées selon un classement non plus chronologique, mais prenant en compte la nature de l’opération (vente, échéances d’emprunts, charges salariales…).

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Sous quelle forme se fait la saisie de la comptabilité ?

L’enregistrement des données par le biais d’un logiciel professionnel s’effectue dans un tableau : chaque ligne est consacrée à une seule opération financière, tandis que chaque colonne permet de caractériser la nature de la transaction et d’identifier dans quel fichier ou classeur sont classées les pièces justificatives. 

Pour une gestion efficace de la comptabilité, les renseignements à reporter sont généralement au nombre de 5 : la date d’établissement de facture ou d’émission du chèque, le numéro ou code attribué au document, le compte concerné par le mouvement financier, le libellé de l’opération, le montant débité ou crédité. Les remises ou escomptes doivent aussi apparaître. A noter que toutes les sommes enregistrées doivent être exprimées dans la monnaie du pays où est exercée l’activité, soit en euros pour la France par exemple.

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