Collecte, classement et archivage des pièces comptables

Illustration macomptabilite

Au sein de toute entreprise, la gestion comptable fait partie du quotidien. Elle exige une méthodologie et une organisation rigoureuses pour une tenue de comptabilité claire et performante. Dans ce cas la collecte , le tri et l'archivage des documents revêtent une importance toute particulière.

Illustration
Besoin d'un Expert Comptable?Faites jusqu’à 30% d'économies, Comparez des devis gratuits.
Comparez

Le suivi comptable est-il indispensable ?

D'un point de vue légal, la tenue de comptabilité est plus que nécessaire puisqu'elle est tout simplement obligatoire, le dirigeant qui ne s'y conforme pas pouvant s'exposer à des sanctions financières. Elle doit être mise en œuvre par les grandes comme les petites sociétés, excepté celles qui fonctionnent sous le statut de l'autoentreprise. 

Qu'elle relève du régime des bénéfices industriels et commerciaux (BIC), des bénéfices non commerciaux (BNC), des bénéfices agricoles (BA), l'entreprise doit collecter et enregistrer les pièces comptables liées à son activité. 

Ce travail permet d'établir le suivi minutieux de l'ensemble des opérations financières, ce qui s'avère d'une utilité certaine pour effectuer un recours en cas de litige avec un client, mais est aussi exigible dans le cadre d'un contrôle fiscal ou pour l'établissement du bilan annuel par l'expert-comptable.

Économisez jusqu’à 30%Besoin d'un Expert Comptable ?
Faites jouer la concurrence !
Comparez

Quels documents établir et produire ?

Les services comptables de l'entreprise doivent consigner les informations relatives aux mouvements financiers dans différents registres obligatoires. Il s'agit, entre autres, du livre-journal dans lequel, chaque jour, sont mentionnées les opérations réalisées, et du grand livre qui répertorie la totalité des écritures comptables, mais en les classant par catégorie (ventes, TVA, paie, etc.). 

Il est à noter que certains types d'activités nécessitent des livres de comptabilité spécifiques, tels que le registre des fabricants et marchands d'or, l'ordonnancier des pharmaciens ou bien le registre spécial des armuriers. Chaque information consignée doit être accompagnée des pièces justificatives qui lui correspondent, sans quoi les mouvements financiers correspondants n'ont pas le droit d'être intégrés aux comptes de l'entreprise. 

Celles-ci peuvent prendre la forme de factures d'achat et de vente de marchandises ou de prestations, de bons de commande, de relevés de banque, de bulletins de salaire, de notes de frais, de brouillards de caisse, etc.

Illustration
Besoin d'un Expert Comptable?Comparez les prix des cabinets d'expertise comptable.
Comparez

Classement des pièces comptables : comment procéder ?

Que l'entreprise opte pour un support papier ou électronique, la gestion comptable implique l'application de certaines règles. 

A titre de conseil, il est recommandé de traiter les opérations par ordre chronologique, voire en fonction de la nature du mouvement de trésorerie auquel elles renvoient. Pour ce faire, il est préférable de recourir à une codification claire et précise qui permet d'établir une correspondance entre différentes écritures comptables et leurs pièces justificatives. Le lettrage permet, par exemple, d'associer efficacement factures et paiements des clients. 

Quant aux pièces comptables, elles doivent faire apparaître les renseignements suivants : date d'émission du document, parties concernées, code d'indexation, nature de l'opération. 

Dans la mesure où les archives comptables doivent être pour la plupart conservées dix ans, ces données garantissent une classification efficace, notamment pour les grandes entreprises supposant une activité financière plus dense.

Archivage des pièces comptables

La loi est très claire sur ce point. Elle impose la conservation des documents durant un temps incompressible. Ce délai va varier en fonction des types de pièces, vous trouverez ci dessous un aperçu des plus courantes. Vous pouvez vous référer à votre expert comptable pour en connaitre la liste exhaustive.

Type de pièces

Durée d'archivage

Texte législatif

Pièces comptables comme les pièces justificatives ( B.C, B.L, les bons de réceptions et les factures

Dix ans à compter de la clôture de l'exercice fiscal

Article L1 23-22 du code du commerce

L'ensemble des livres et des registres comptables

Dix ans à compter de la clôture de l'exercice fiscal

Article L 123-22 du code du commerce

Tous les documents ( livres, registres et pièces ) sur lesquels l'administration fiscale peut faire une enquête ( BIC, CFE, Impôts sur les sociétés ou le revenu, TVA, etc..)

Six ans à compter de la date de la dernière écriture ou de la date d'établissement de ces documents.

Il est à noter que ce délai est prolongé de 4 ans ( 10 ans au total) en cas de fraude.

Article L 102N du livre des procédures fiscales

Bilan et ses annexes

Dix ans à compter de la clôture de l'exercice fiscal

Article L 123-22 du code du commerce

Statuts et pièces modificatives et tous les actes liés aux fusions

Cinq ans à compter de la radiation du registre du commerce

Article 2224 du code civil

Documents de présence ( et pouvoirs), les rapports de gérance et du CA . Les rapports du CAC

Trois exercices précédents

Article L 225-117 du code du commerce

Illustration
Besoin d'un Expert Comptable?Comparez les prix des cabinets d'expertise comptable.
Comparez