De base, lorsque le salarié remplit sa 2042 sans spécifier de montant dans la case "frais réels", le service des impôts pratique un abattement forfaitaire de 10% sur les rémunérations perçues en contrepartie d'un travail durant l'année d'imposition, au titre des frais professionnels théoriques engagés par le particulier.
Cette déduction vise, forfaitairement, à ne pas soumettre à l'impôt sur le revenu les dépenses de déplacements, de nourriture, de formation... engagés par le salarié dans le cadre de son activité professionnelle.
Cependant, lorsque les frais susnommés sont plus importants que le forfait de 10%, le service des impôts autorise le particulier à réaliser le calcul des frais réels supportés, et de les déduire de ses salaires sur sa déclaration de revenus dans la case destinée à cet effet.
Justificatifs des frais réels ?
Lorsqu'un particulier opte pour la déduction des frais réels, il est dans l'obligation de pouvoir les justifier à l'euro près.
Ainsi, il n'est pas possible de déterminer le nombre théorique d'aller-retour par an entre le domicile du salarié et son lieu de travail, et de multiplier ce nombre par le coût d'un passage à un péage.
Au lieu de ça, le salarié devra conserver chaque ticket de péage, et les fournir au service des impôts en cas de demande. L'administration fiscale est très vigilante dès qu'un particulier déclare des frais réels, car elle sait que c'est là où il y a le plus de tentatives de fraude.
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Durée de l'option F.R ?
Il s'agit d'une option annuelle, qui s'exerce sans démarche particulière du salarié. C'est à lui de calculer ses frais réels, et de choisir ou non l'application de ce régime.
L'option s'exerce simplement en remplissant la case "frais réels" de la déclaration 2042.
Bon à savoir : En cas de renoncement à ce régime, le particulier ne doit pas appliquer lui-même l'abattement de 10% sur ses revenus à déclarer. Il doit inscrire les montants "nets imposables" de ses bulletins de salaire. C'est le service des impôts qui procédera automatiquement au calcul de cet abattement.
Réintégration des remboursements effectués par l'employeur
Ce régime de faveur vise à permettre aux salariés supportant personnellement une grande partie de charges professionnelles de réduire le montant de l'impôt annuel.
Ainsi, si ce dernier se fait rembourser ses frais professionnels par son employeur, il est évident qu'il ne devra pas les déduire dans sa déclaration 2042.
La bonne méthode : afin de vous protéger d'une éventuelle remise en cause par l'administration fiscale en cas de contrôle, tenez un état des frais engagés par catégorie (frais de péage, frais d'essence, d'assurance...), des méthodes de calcul appliquées et des remboursements obtenus. Joignez une copie de cet état à votre déclaration 2042, et conservez les justificatifs de ces dépenses chez vous. En cas de contrôle uniquement, vous pourrez être dans la nécessité de les transmettre.
Quels sont les frais pouvant être déduits ?
Les frais de transport/déplacements
Peuvent être déduit, au titre des frais réels, les dépenses relatives aux transports domicile-travail, mais aussi tous ceux opérés lors de la réalisation des tâches professionnelles.
Les frais de déplacement peuvent aussi comprendre les frais d'essence, d'entretien et d'assurance du véhicule personnel. À savoir cependant que bien entendu il faut calculer une quote-part entre l'utilisation personnelle et professionnelle du véhicule.
Face à la subjectivité du calcul de la quote-part, et afin d'éviter toute remise en cause par l'administration fiscale, cette dernière autorise les particuliers à calculer des frais réels "au forfait", basé sur le barème kilométrique publié par l'URSSAF, lui-même basé sur la distance de kilomètres parcourus au titre des déplacements professionnels.
Dans ce cas, le salarié doit être dans la possibilité de justifier chaque kilomètre parcouru, par tout moyen à sa disposition (relevé GPS, tenue manuelle de ses déplacements...).
Et enfin, depuis quelques années, il n'est plus nécessaire d'être le propriétaire du véhicule pour pouvoir déduire les frais réels selon le barème kilométrique. Il faut toutefois être dans la possibilité de justifier l'utilisation de ce véhicule à des fins professionnelles.
Attention : l'administration fiscale vérifie particulièrement les kilomètres déclarés. Elle peut par exemple se baser sur les relevés de compteur effectués lors des entretiens techniques pour relever d'éventuelle anomalie avec les déclarations déposées. Il n'est donc pas judicieux d'essayer de les surévaluer.
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Les frais de repas
Un salarié peut déclarer au titre de la déduction pour les frais réels, les dépenses de repas générées par l'activité professionnelle.
Attention cependant, il existe un montant de déduction maximum par repas, aux alentours de 22 euros, réévalué chaque année. Le salarié doit bien entendu conserver la totalité des notes de restaurant.
Pour ceux qui ne sont pas dans la possibilité de justifier l'ensemble des repas, ils peuvent se baser sur un barème de l'URSSAF (bien moins avantageux) pour déterminer le montant des frais réels de repas (aux alentours de 10 euros par repas, réévalué chaque année).
Les frais annexes : blanchisserie, formation, documentation...
Ces frais peuvent aussi être déduits, à condition de pouvoir en justifier le montant, ainsi que leur origine professionnelle.
Quand opter pour les frais réels ?
Lors de la déclaration 2042, il est de la responsabilité du particulier de calculer ses frais réels, et de les comparer à l'abattement de 10%. S'ils sont plus avantageux, il aura tout intérêt à opter pour ce régime.
En cas de doute, n'hésitez pas à vous rapprocher d'un expert-comptable dédié aux particuliers, afin de poser vos questions concernant ce régime, ou même de déléguer la réalisation de votre déclaration 2042.
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