Lorsqu'on parle de dotation en comptabilité, on parle en réalité des dotations aux amortissements ou aux provisions. Dans le premier cas, il s'agit d'une charge annuelle qui a pour but de couvrir la perte de valeur naturelle d'un bien mobilier ou immobilier (machine, outil, installations...). Cette perte étant liée à l'usure naturelle, à l'obsolescence. Dans le second cas, on parlera d'une charge pour dépréciation d'actif, c'est à dire non amortissable.
Les dotations aux amortissements
Il est normal de constater que l'état d'un outil se dégrade au fil du temps, que l'usage quotidien d'une machine ou d'un véhicule crée une usure naturelle, qu'une version d'un logiciel rend désuète la version précédente. Dans ces conditions, on conçoit aisément qu'un produit A aura une valeur inférieure en année N+1 par rapport à l'année N. Cette perte doit non seulement être supportée par la société qui fait l'acquisition de ces ressources, mais elle doit également être anticipée.
Dans notre exemple, l'amortissement est le constat selon lequel notre produit vaut moins d'une année à l'autre. La dotation quant à elle, est la saisie en termes comptables de ce constat. Elle se matérialise par des écritures comptables.
Tout l’intérêt pour les entreprises est de ne pas imputer les pertes liées aux investissements au titre d'un même exercice, en une seule fois, mais de les lisser sur toute la période d'utilisation supposée du bien. En effet, si le montant à amortir apparaissait sur une seule ligne en comptabilité, cela serait trop lourd à supporter pour la structure et sa gestion s'en verrait altérée.
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Les dotations aux provisions
L'entreprise qui fait face à l'usure non prévue de produits, machines, outils doit faire figurer cette perte dans sa comptabilité. En pratique, cela se traduit par exemple par la casse d'une machine liée à une erreur humaine, à un accident de voiture qui rend le véhicule inutilisable et pour lequel le remboursement de la compagnie d'assurance ne couvre pas tous les frais de remplacement, ou à un outil acquis d'occasion et dont les performances et services rendus sont bien en deçà de ceux attendus, ce qui occasionne des réparations non envisagées.
On constate que toutes ces causes sont indépendantes de la société et difficiles à prévoir. On parle alors, en comptabilité, de la dotation aux provisions qui n'est autre qu'une charge pour actif, appelé aussi ressource, non amortissable.
Lorsqu'un entrepreneur envisage de créer ou reprendre une structure, il doit impérativement réaliser un business plan dans lequel figurent ces données. Cela permettra notamment aux établissements bancaires de constater sa faculté d'autofinancement.
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