Pourquoi réviser ses comptes ?
En comptabilité et notamment dans les entreprises ou les cabinets d'expertise-comptable, la révision annuelle est la dernière opération qui précède la clôture des comptes et sonne la fin de l'exercice. Elle fait suite au bilan et peut donner lieu à un dossier de travail, document précieux qui facilite le contrôle a posteriori. En d'autres termes, c'est le moment où l'on compare les écritures comptables avec les pièces justificatives et où les écritures non encore affectées sont imputées.
Dans l'idéal, ce processus ne devrait être qu'une formalité, dans le cas où la comptabilité est scrupuleusement tenue, jour après jour, au cours de l'année. Mais il est en fait loin d'être anecdotique, la gestion et l'administration étant parfois mises à mal à cause de différents facteurs : congés du personnel, surcroît d'activité, emploi du temps incompatible, erreurs, retards, pièces justificatives égarées, etc.
Cette opération bien que vivement recommandée n'est pas obligatoire. Elle peut être assumée par le gérant, les services administratifs ou un expert-comptable si elle est prévue au contrat.
En mécanique, il est préférable de procéder au bon entretien de son véhicule durant l'année afin d'éviter des révisions annuelles trop longues et trop coûteuses. C'est pareil en comptabilité où l'état et la tenue des comptes en fin d'exercice seront déterminants pour l'évolution de l'entreprise.
pour externaliser votre comptabilité
Quelle méthode choisir ?
Pointer les justificatifs, contrôler les écritures, c'est cela réviser les comptes. Que la saisie ait été effectuée manuellement ou à l'aide d'un logiciel, que les factures et pièces justificatives aient été scannées ou intégrées grâce à une solution de reconnaissance numérique, il convient de comparer l'ensemble de ces données afin de s'assurer de la fiabilité des comptes.
Il existe plusieurs manières de procéder :
- Méthode française : par compte ou dans l'ordre de la balance
Le contrôle se fait dans ce cas compte par compte, l'un après l'autre. Passer ainsi en revue l'ensemble de ces éléments présente un inconvénient majeur. En effet, le temps accordé est le même pour chacun alors que certains postes ou opérations nécessitent une plus grande attention.
- Méthode anglo-saxonne : par cycles
Le contrôle se fait en fonction de ce qui relie les comptes entre eux. Les informations se trouvent parfois sur les mêmes documents ce qui permet en outre de gagner du temps. Cette méthode retient donc le principe des cycles ou groupes de comptes par exemple le cycle achats/fournisseurs (petites fournitures, entretien, matière première ...), le cycle des immobilisations (dépenses courantes d'entretien et de réparations, fonds de commerce, titres, véhicules), le cycle ventes/clients ou le cycle stocks et encours.
Bien que venant d'outre-Manche, c'est cette méthode qui sert de base de contrôle à l'ordre des experts-comptables.
Les différentes étapes
Il est primordial de tenir une comptabilité régulièrement à jour. Pour ce faire, il peut être intéressant de se fixer une fréquence pour la gestion administrative si la structure ne dispose pas d'un service dédié. Si cela ne suffit pas, il convient de respecter ces différentes étapes pour contrôler les comptes en fin d'année :
- Apurer les comptes d’attente : en d'autres termes, affecter les écritures en attente
- Justifier et rapprocher les comptes de trésorerie avec les relevés bancaires et autres justificatifs
- Justifier les comptes clients et fournisseurs
- Comparer et vérifier les autres comptes ainsi que les immobilisations, emprunts et capitaux propres
- Justifier les comptes de gestion
dans votre région