Qu'est ce que le fichier des écritures comptables ?

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Le fichier des écritures comptables est un document dématérialisé demandé par l'administration fiscale en cas de contrôle. Il doit être fourni par les contribuables et les entreprises qui gèrent leur comptabilité à l'aide de l'outil informatique. Dans ce cas, il est obligatoire et sa structure est strictement définie. Quelles sont les informations qui le composent ? Que risque-t-on à ne pas le fournir à l'administration ? Voici tout ce que vous devez savoir à propos du fichier des écritures comptables.

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Contrôles fiscaux et comptabilité

Les services de la direction générale des finances publiques (DGFiP) peuvent décider de contrôler une entreprise ou un particulier et ainsi s'assurer de la régularité de leur fiscalité. Le contrôle porte ainsi sur les déclarations de TVA et taxes diverses, d'impôts, de résultats, de chiffre d’affaires.

Dans tous les cas, les contrôles sont précédés par l'envoi d'un avis dit de vérification. Celui-ci annonce la date de venue de l'inspecteur, l'objet du contrôle ainsi que les pièces qui doivent être réunies et le délai accordé pour ce faire.

Durant l'année 2014, les quelques 1,5 million de contrôles fiscaux qui ont été réalisés ont permis de récolter 19,3 milliards d'euros. La recette était de 21,2 milliards d'euros en 2015 et 19,5 milliards d'euros en 2016.

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Le FEC : fichier des écritures comptables

Le FEC et un outil destiné à faciliter le contrôle de l'administration fiscale. Il répond en effet à une obligation de la part de tout entrepreneur et contribuable qui réalise sa comptabilité à l'aide d'un logiciel de gestion ou de tout autre système informatisé.

Cette obligation est applicable depuis le 1er janvier 2014 comme stipulé dans l'article 14 de la loi des finances de 2012.

L'objectif est de permettre au contrôleur d'effectuer un travail rapide et efficace en mettant à sa disposition un document normé d'utilisation et de vérification simple. Il s'agit en outre de lui permettre de comparer les documents comptables avec les déclarations préalablement communiquées par les particuliers ou les entreprises.

En cas de non-présentation du document où si celui-ci ne respecte pas les normes en vigueur, le contrôlé s'expose à une amende de l'ordre de 5 000 € et cela avant même l'opération de vérification et ses éventuelles sanctions. D'autres amendes peuvent venir s'ajouter, car elles sont cumulatives. Cela peut notamment être appliqué en cas “d’opposition fiscale” avérée.

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Comment est construit le FEC ?

L'article A47 A-1 du Livre des procédures fiscales indique que les fichiers peuvent prendre la forme de "fichiers à plat, à organisation séquentielle et structure zonée".  Ils peuvent être remis sur support CD ou DVD à condition qu'ils soient non réinscriptibles. L'article encadre également de manière très précise sa structure dactylographique : sauts de ligne, séparateurs de zones, format d'écriture des valeurs numériques et alphanumériques... Chaque fichier est relatif à un seul et même exercice comptable. Il doit contenir les informations suivantes inscrites par ordre chronologique :

  • Code de l'écriture comptable
  • Son libellé
  • Son numéro
  • Date de comptabilisation
  • Numéro de compte relatif aux écritures comptables
  • Son libellé (selon la nomenclature définie par le plan comptable français)
  • Numéro de compte auxiliaire
  • Son libellé
  • Référence de la pièce justificative
  • Sa date
  • Montant au débit
  • Montant au crédit
  • Date de validation de l'écriture comptable
  • Montant en devise
  • Identifiant de la devise

Ce document doit faire état de chaque information enregistrée durant l'exercice. Toutes les écritures doivent être retranscrites : les amortissements, les immobilisations, les dépréciations, les stocks, les provisions et les régularisations.

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